غالبًا ما تنسق فرق الامتثال الأنشطة عبر إدارات متعددة، ومسؤولين مختلفين، ومواعيد نهائية، ومتطلبات متكررة. وحتى عندما تكون المتطلبات الأساسية موثقة بوضوح، فقد يصبح التنفيذ صعبًا عندما تتم إدارة إسناد المهام، والتذكيرات، وطلبات الأدلة، والمراجعات، والمتابعات يدويًا.

وهنا يمكن أن توفر أتمتة مسارات عمل الامتثال قيمة عملية. فبدلًا من مجرد تسجيل ما يجب القيام به، يمكن لمسارات العمل المؤتمتة أن تساعد على تنظيم كيفية انتقال أنشطة الامتثال من مرحلة الإسناد إلى الإنجاز، ثم المراجعة والتصعيد.

ولا يتمثل الهدف في استبعاد الأشخاص من العملية، بل في تقليل الأعمال الإدارية المتكررة مع تحسين الرؤية حول المسؤول عن كل نشاط وما لا يزال يتطلب الاهتمام.

لماذا تتطلب أنشطة الامتثال الكثير من المتابعة

لا ينتهي متطلب الامتثال بمجرد إدخاله في السجل.

فقد يحتاج شخص ما إلى إسناد النشاط، وإخطار الموظف المسؤول، ومراقبة الموعد النهائي، وطلب الأدلة، والتأكد من الإنجاز، وترتيب المراجعة، والمتابعة إذا ظل الإجراء معلقًا.

وعندما تتكرر هذه العملية عبر عشرات أو مئات الأنشطة وعدة إدارات، فقد تقضي فرق الامتثال وقتًا كبيرًا في تنسيق الإجراءات الروتينية.

وتضيف المتطلبات المتكررة مستوى آخر من العمل. فقد تحتاج الأنشطة الشهرية، أو ربع السنوية، أو السنوية، أو الأنشطة التي تحددها المؤسسة وفقًا لجداولها الخاصة إلى إعادة إنشائها وإسنادها في كل مرة إذا كانت العملية تتم يدويًا.

ويمكن أن تقلل مسارات عمل الامتثال المؤتمتة هذا التنسيق المتكرر من خلال إنشاء عملية منظمة للأنشطة المتكررة والأنشطة التي تُنفذ لمرة واحدة وفقًا لخطوات سير العمل التي تحددها المؤسسة.

الانتقال إلى ما هو أبعد من تذكيرات البريد الإلكتروني

يظل البريد الإلكتروني وسيلة مفيدة للتواصل، لكنه قد يصبح صعب الاستخدام باعتباره الوسيلة الأساسية لإدارة المواعيد النهائية للامتثال.

فقد يتم إرسال تذكير، لكن فريق الامتثال لا يزال بحاجة إلى معرفة ما إذا كان المستلم قد اتخذ الإجراء المطلوب. وإذا لم يتم اتخاذ أي إجراء، فقد تكون هناك حاجة إلى متابعة أخرى. وبعد ذلك، قد تصل الأدلة عبر رسالة بريد إلكتروني منفصلة وتحتاج إلى تخزينها في مكان آخر.

ويمكن أن تجعل التذكيرات المؤتمتة هذه العملية أكثر تنظيمًا، بينما يمكن أن يوفر تتبع المواعيد النهائية للامتثال رؤية أوضح للأنشطة التي تقترب مواعيدها النهائية أو تجاوزتها.

ويمكن ربط الإشعارات مباشرة بالنشاط ذي الصلة وموعده النهائي بدلًا من الاعتماد على تذكر شخص ما لإرسال رسالة بريد إلكتروني. ويمكن لفرق الامتثال بعد ذلك التركيز بصورة أكبر على الحالات الاستثنائية والأنشطة التي تتطلب التدخل.

ولا يؤدي ذلك إلى إزالة المسؤولية عن صاحب النشاط، بل يجعل عملية المتابعة المحيطة بهذه المسؤولية أسهل في التنسيق.

الأنشطة المتكررة تستفيد من الأتمتة

تتكرر العديد من أنشطة الامتثال بصورة دورية.

فقد تكون لدى المؤسسة مراجعات داخلية دورية، أو أنشطة مرتبطة بالسياسات، أو عمليات تحقق من الضوابط، أو موافقات، أو إقرارات، أو غيرها من المتطلبات المتكررة. وقد تدير الإدارات المختلفة هذه الأنشطة وفقًا لجداول شهرية، أو ربع سنوية، أو سنوية، أو جداول داخلية تحددها المؤسسة.

وقد تؤدي إعادة إنشاء هذه الأنشطة يدويًا في كل فترة إلى أعمال إدارية غير ضرورية.

ويمكن أن تساعد برمجيات أتمتة الامتثال على جدولة الأنشطة المتكررة، وإسنادها إلى المسؤولين المعنيين، وإصدار الإشعارات، والحفاظ على رؤية واضحة لمستوى الإنجاز استنادًا إلى العمليات التي تحددها المؤسسة.

ويكون ذلك مفيدًا بشكل خاص عندما تتوزع مسؤوليات الامتثال عبر عدة إدارات، حيث يمكن لوظيفة الامتثال مراقبة التقدم دون الحاجة إلى إعادة إنشاء كل مهمة يدويًا أو طلب كل تحديث للحالة.

التصعيد يجعل الأنشطة المتأخرة أكثر وضوحًا

يصبح من الصعب إدارة الموعد النهائي الفائت عندما لا توجد عملية واضحة تحدد ما يجب أن يحدث بعد ذلك.

وفي البيئة اليدوية، قد يلاحظ أحد الأشخاص وجود نشاط متأخر ثم يقرر من ينبغي التواصل معه. وقد يتعامل الموظفون المختلفون مع حالات التأخير المتشابهة بطرق مختلفة، وقد لا تصبح الإدارة على علم بالمشكلة إلا في وقت لاحق.

ويمكن أن يوفر التصعيد المنظم مسارًا محددًا للأنشطة المتأخرة أو غير المكتملة وفقًا للعمليات الخاصة بالمؤسسة.

واعتمادًا على كيفية إعداد مسار العمل، قد يظل النشاط ظاهرًا للمسؤول عنه مع لفت انتباه صاحب مصلحة آخر مناسب إليه في الوقت نفسه.

ويدعم ذلك المساءلة ضمن سير العمل من خلال تسهيل تحديد الأنشطة المعلقة دون افتراض أن كل حالة تأخير تتطلب الاستجابة نفسها.

ربط المهام والأدلة والمراجعات

تصبح الأتمتة أكثر فائدة عندما تتجاوز مجرد إرسال التذكيرات.

ويمكن أن تربط إدارة مهام الامتثال الفعّالة النشاط بالمسؤول عنه، وموعده النهائي، والأدلة الداعمة، والتعليقات، وحالة المراجعة، وسجل الإنجاز.

فعلى سبيل المثال، قد يتطلب إكمال إحدى المهام تقديم الأدلة قبل انتقال النشاط إلى مرحلة المراجعة. وإذا كانت هناك حاجة إلى معلومات إضافية، فقد يعود النشاط إلى الشخص المسؤول بدلًا من وضع علامة عليه باعتباره مكتملًا على الفور.

ويؤدي ذلك إلى إنشاء مسار عمل أكثر فائدة من مجرد حقل بسيط للحالة في جدول بيانات.

ويمكن أن تساعد برمجيات مسارات عمل الامتثال الفرق على تنسيق هذه الخطوات التي تحددها المؤسسة، وفهم ليس فقط ما إذا كان النشاط مفتوحًا أو مغلقًا، بل أيضًا المرحلة التي وصل إليها ضمن العملية.

أين تندرج برمجيات أتمتة الامتثال

يمكن للمؤسسات التي تفكر في استخدام برمجيات إدارة الامتثال تقييم ما إذا كانت إمكانات سير العمل تعكس الطريقة التي يتم بها تنفيذ الامتثال فعليًا عبر فرقها.

وقد تشمل الوظائف المفيدة تحديد المسؤوليات، والأنشطة المتكررة، والتذكيرات، والأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير. ويمكن للأتمتة تنسيق خطوات سير العمل التي تم إعدادها مسبقًا، لكنها لا تحدد بشكل مستقل ما إذا كان نشاط الامتثال قد تم تنفيذه بصورة مناسبة، ولا تتخذ القرارات التي تتطلب حكمًا مهنيًا.

وقد تم تصميم منصات مثل ديسكس فلو حول مسارات عمل منظمة للامتثال التنظيمي والداخلي، بما يدعم تحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة.

ولا تضمن التكنولوجيا تحقيق الامتثال، كما أنها لا تحل محل الحكم المهني، أو الضوابط الفعّالة، أو المسؤولين عن الأنشطة، أو الرقابة الإدارية. وتكون مسارات العمل المؤتمتة أكثر فائدة عندما تدعم مسؤوليات وعمليات واضحة تحددها المؤسسة.

وبالنسبة لفرق الامتثال، فإن قيمة الأتمتة عملية في المقام الأول. إذ يمكنها تقليل الوقت المستغرق في إعادة إنشاء المهام ومتابعة التحديثات الروتينية، مع جعل المواعيد النهائية، والأنشطة المعلقة، والمسؤوليات، والحالات التي تتطلب الاهتمام أكثر وضوحًا.

الأسئلة الشائعة

ما هي أتمتة مسارات عمل الامتثال؟

تعتمد أتمتة مسارات عمل الامتثال على عمليات منظمة تحددها المؤسسة لدعم إسناد المهام، والمهام المتكررة، والتذكيرات، والأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والمراقبة، وغيرها من أنشطة الامتثال.

هل يمكن لمسارات عمل الامتثال المؤتمتة أن تحل محل فرق الامتثال؟

لا. يمكن للأتمتة تقليل الأعمال الإدارية المتكررة، لكن أنشطة الامتثال تظل تعتمد على المسؤولين عن التنفيذ، والحكم المهني، والضوابط المناسبة، والمراجعات، والرقابة الإدارية.

متى ينبغي للمؤسسات التفكير في استخدام برمجيات أتمتة الامتثال؟

قد تفكر المؤسسات في الأتمتة عندما تصبح المهام المتكررة، والتذكيرات اليدوية، وتعدد المسؤولين، وجمع الأدلة، والمراجعات، والأنشطة المتأخرة أكثر صعوبة في التنسيق.