معظم المؤسسات لا تعاني من مشكلة في سياسات الامتثال.

بل تعاني من مشكلة في تنفيذ الامتثال.

عند زيارة أي مؤسسة متوسطة أو كبيرة الحجم تقريبًا، ستجد سياسات وإجراءات وأطر حوكمة والتزامات تنظيمية وضوابط داخلية وبرامج تدقيق وسجلات للمخاطر وأدلة للامتثال. وتقضي العديد من المؤسسات آلاف الساعات في توثيق ما يجب أن يحدث.

ومع ذلك، لا تزال حالات الإخفاق في الامتثال تحدث.

يتم تفويت المواعيد النهائية التنظيمية.

تتأخر المراجعات الإلزامية.

تستمر نتائج التدقيق السابقة في الظهور مرة أخرى.

لا يمكن العثور على الأدلة عند الحاجة إليها.

تبقى المهام الحرجة غير مكتملة.

والجزء الأكثر إحباطًا هو أن أياً من هذه الإخفاقات لا يحدث لأن المؤسسات لا تعرف ما الذي يجب القيام به.

بل تحدث هذه الإخفاقات لأن مهام الامتثال لا يتم تنفيذها بشكل متسق.

وهذا هو التحدي الذي تواجهه المؤسسات الحديثة بشكل متزايد. فمع تزايد تعقيد المتطلبات التنظيمية، أصبح نجاح الامتثال يعتمد بدرجة أقل على التوثيق وبدرجة أكبر على التنفيذ.

التحدي المتزايد لتنفيذ الامتثال

على مدار العقد الماضي، واجهت المؤسسات زيادة كبيرة في الالتزامات التنظيمية.

وتدير فرق الامتثال اليوم متطلبات تتعلق بما يلي

• خصوصية البيانات
• الأمن السيبراني
• تقارير ESG
• المرونة التشغيلية
• الضوابط المالية
• إدارة مخاطر الأطراف الثالثة
• أطر الحوكمة الداخلية
• اللوائح الخاصة بكل قطاع

ويؤدي كل واحد من هذه الالتزامات إلى أعمال يجب تنفيذها.

يجب إجراء المراجعات.

يجب الحصول على الموافقات.

يجب جمع الأدلة.

يجب اختبار الضوابط.

يجب تقديم التقارير.

يجب أن يكون هناك شخص مسؤول عن كل إجراء.

تكمن المشكلة في أن مسؤوليات الامتثال غالبًا ما تكون موزعة بين عدة إدارات. فقد تشترك الفرق القانونية وفرق العمليات والإدارات المالية ومديرو المخاطر والمدققون الداخليون ومتخصصو الموارد البشرية وفرق التقنية جميعهم في مسؤوليات الامتثال.

ومن دون نظام منظم لتنسيق هذه الأنشطة، تبدأ مهام الامتثال حتمًا في السقوط بين الثغرات.

لماذا يتم تفويت مهام الامتثال؟

تفترض العديد من المؤسسات أن حالات الإخفاق في الامتثال ناتجة عن الإهمال.

لكن الواقع أن معظم هذه الإخفاقات تنتج عن نقاط ضعف في العمليات.

1 عدم وضوح المسؤولية

يُعد غياب المساءلة الواضحة أحد أكبر أسباب الإخفاق في الامتثال.

فقد يتطلب أحد متطلبات الامتثال مشاركة عدة إدارات. ويفترض كل فريق أن فريقًا آخر مسؤول عن إكمال المهمة.

ونتيجة لذلك

• تمر المواعيد النهائية دون ملاحظة.
• تبقى المراجعات غير مكتملة.
• لا يتم جمع الأدلة أبدًا.
• تبقى المخاطر دون معالجة.

عندما تكون المسؤولية غير واضحة، تختفي المساءلة.

أما المؤسسات التي تحقق أداءً جيدًا في تنفيذ الامتثال فعادةً ما تعيّن مسؤولًا واحدًا لكل التزام امتثال.

2 الاعتماد على البريد الإلكتروني

لا يزال البريد الإلكتروني أحد أكثر أدوات إدارة الامتثال استخدامًا.

وهو أيضًا من أقلها فعالية.

فالأنشطة المتعلقة بالامتثال التي تُدار عبر البريد الإلكتروني غالبًا ما تخلق العديد من المشكلات:

• تضيع الرسائل المهمة بين الرسائل الأخرى.
• يتم نسيان المتابعات.
• تصبح المرفقات صعبة الوصول.
• تكون عمليات التصعيد غير متسقة.
• تكون الرؤية محدودة.

لا يمكن لبرنامج الامتثال أن يعتمد على إدارة البريد الوارد.

ومع نمو المؤسسات، تصبح إدارة الامتثال المعتمدة على البريد الإلكتروني أكثر صعوبة في السيطرة عليها.

3 الاعتماد على جداول البيانات

تُعد جداول البيانات ممتازة لتخزين المعلومات.

لكنها ليست مصممة لإدارة التنفيذ.

فمعظم جداول البيانات لا تستطيع

• تصعيد المهام المتأخرة.
• تشغيل التذكيرات تلقائيًا.
• تتبع المساءلة.
• الاحتفاظ بسجلات تدقيق موثقة
• توفير رؤية للإدارة.

وتكتشف العديد من المؤسسات حدود جداول البيانات فقط بعد أن تصبح التزامات الامتثال معقدة للغاية بحيث يصعب إدارتها يدويًا.

4 غياب الرؤية

غالبًا ما تفترض الإدارة أن أنشطة الامتثال تسير بسلاسة.

لكن الافتراضات لا توفر رؤية حقيقية.

فالعديد من التنفيذيين لا يمتلكون رؤية فورية حول

• مهام الامتثال المتأخرة.
• الالتزامات عالية المخاطر.
• أداء الإدارات.
• اختناقات الامتثال.
• قضايا الحوكمة الناشئة.

ومن دون رؤية واضحة، تبقى المشكلات مخفية حتى تكشفها عمليات التدقيق أو المراجعات التنظيمية.

التكلفة الخفية لمهام الامتثال غير المنجزة

يربط معظم الناس بين الإخفاق في الامتثال والعقوبات التنظيمية.

ورغم أن الغرامات تمثل مصدر قلق حقيقي، فإنها ليست سوى جزء من المشكلة.

فالتكلفة الحقيقية لسوء تنفيذ الامتثال غالبًا ما تكون أكبر بكثير.

زيادة نتائج التدقيق

عندما لا يتم تتبع أنشطة الامتثال بشكل صحيح، تواجه المؤسسات صعوبة في إثبات إتمامها.

وغالبًا ما يحدد المدققون ملاحظات ونتائج تدقيق ناتجة عن توثيق غير مكتمل أو مراجعات فائتة أو تنفيذ غير متسق.

عدم الكفاءة التشغيلية

تقضي الفرق وقتًا طويلًا في متابعة التحديثات وجمع الأدلة وإرسال التذكيرات وإعداد التقارير.

وبدلًا من إدارة الامتثال بشكل استباقي، تمضي وقتها في معالجة المشكلات بعد حدوثها.

نقاط عمياء لدى الإدارة

من دون رؤية واضحة لتنفيذ الامتثال، لا تستطيع الإدارة تقييم المخاطر التنظيمية بدقة.

وهذا يخلق حالة من عدم اليقين ويضعف عملية اتخاذ القرار.

مخاطر السمعة

يتوقع أصحاب المصلحة بشكل متزايد أن تثبت المؤسسات امتلاكها لممارسات حوكمة قوية.

وقد تؤدي الإخفاقات المتكررة في الامتثال إلى الإضرار بالمصداقية أمام الجهات التنظيمية والعملاء والمستثمرين والشركاء.

لم يعد الامتثال يتعلق بالسياسات فقط

لسنوات طويلة، كانت المؤسسات تنظر إلى الامتثال باعتباره نشاطًا توثيقيًا.

وكان النجاح يُقاس من خلال

• عدد السياسات التي تم إعدادها.
• عدد الإجراءات التي تم توثيقها.
• عدد برامج التدريب التي تم إكمالها.

أما اليوم، فقد تغيرت التوقعات.

فالجهات التنظيمية والمدققون وفرق الإدارة العليا يريدون بشكل متزايد أدلة تثبت أن أنشطة الامتثال يتم تنفيذها بالفعل.

Having a policy is no longer enough.

بل يجب على المؤسسات إثبات أن الضوابط تعمل بفعالية وأن المسؤوليات يتم تنفيذها باستمرار.

وهذا التحول يدفع الطلب نحو برامج تنفيذ الامتثال وبرامج إدارة الامتثال التي تركز على المساءلة بدلًا من التوثيق.

التحول نحو تنفيذ الامتثال

بدأت المؤسسات ذات النظرة المستقبلية تتعامل مع الامتثال بطريقة مختلفة.

فبدلًا من السؤال:

"هل لدينا سياسة؟"

أصبحت تسأل

"هل نستطيع إثبات أن هذه السياسة يتم تنفيذها؟"

وهذا التغيير في التفكير يغيّر كل شيء.

إذ يصبح الامتثال ممارسة تشغيلية بدلًا من كونه مجرد نشاط توثيقي.

وتبدأ المؤسسات بالتركيز على

• الملكية والمسؤولية.
• المساءلة.
• تنفيذ سير العمل.
• جمع الأدلة
• المراقبة المستمرة.
• الجاهزية للتدقيق

والنتيجة هي إطار حوكمة أقوى ومؤسسة أكثر مرونة.

الطبقات الخمس لتنفيذ الامتثال بفعالية

المؤسسات التي تحقق أداءً متميزًا باستمرار في عمليات التدقيق والمراجعات التنظيمية تتفوق عادةً في خمسة مجالات رئيسية.

الطبقة الأولى: ملكية واضحة

لكل مهمة امتثال مسؤول واضح ومحدد.

لا يوجد غموض.

لا توجد افتراضات.

لا توجد مسؤولية مشتركة من دون مساءلة.

الطبقة الثانية: سير عمل منظم

تتم ترجمة التزامات الامتثال إلى مهام قابلة للتنفيذ مع مواعيد نهائية واضحة وإجراءات موافقة محددة.

الطبقة الثالثة: التتبع المستمر

يتم مراقبة التقدم طوال العام بدلًا من الاكتفاء بمتابعته خلال موسم التدقيق.

الطبقة الرابعة: إدارة الأدلة

يتم جمع المستندات الداعمة بشكل مستمر بدلًا من البحث عنها وتجميعها بأثر رجعي.

الطبقة الخامسة: الرؤية التنفيذية

تحصل الإدارة العليا على وصول فوري إلى مؤشرات الامتثال والأداء في الوقت الفعلي.

وتشكل هذه الطبقات معًا إطارًا مستدامًا لتنفيذ الامتثال.

لماذا أصبح تتبع مهام الامتثال أكثر أهمية من أي وقت مضى؟

كلما أصبحت المؤسسات أكثر تعقيدًا، ازدادت صعوبة إدارة الامتثال يدويًا.

وتُمكّن منصة حديثة لتتبع مهام الامتثال المؤسسات من

• تحديد المسؤوليات بوضوح.
• تتبع حالة الإنجاز.
• مراقبة الأنشطة المتأخرة.
• الحفاظ على مستودعات الأدلة.
• تصعيد المشكلات تلقائيًا.
• تحسين الرؤية الإدارية.

وبدلًا من الاعتماد على الذاكرة وجداول البيانات وسلاسل البريد الإلكتروني، تستطيع المؤسسات إنشاء بيئة امتثال منظمة تدعم المساءلة والتنفيذ.

كيف يساعد ديسكس فلو المؤسسات على سد فجوة التنفيذ؟

تدرك معظم المؤسسات بالفعل التزاماتها المتعلقة بالامتثال.

لكن التحدي الحقيقي يكمن في ضمان تنفيذ تلك الالتزامات بشكل متسق.

تم تصميم ديسكس فلو خصيصًا لمعالجة هذه المشكلة.

وباعتباره برنامجًا لإدارة الامتثال ومنصة لتنفيذ الامتثال، يساعد ديسكس فلو المؤسسات على تحويل متطلبات الامتثال إلى سير عمل منظم وقابل للتتبع.

يمكن للفرق تعيين المهام ومراقبة التقدم وجمع الأدلة وإدارة الموافقات والحفاظ على الإشراف المستمر من خلال منصة واحدة.

وهذا يمكّن المؤسسات من تعزيز المساءلة وتقوية الحوكمة والحفاظ على الجاهزية للتدقيق طوال العام.

الأسئلة الشائعة

ما هي منصة تتبع مهام الامتثال؟

منصة تتبع مهام الامتثال هي منصة تساعد المؤسسات على تعيين أنشطة الامتثال وتتبعها ومراقبتها والتحقق منها مع الحفاظ على المساءلة وسجلات التدقيق.

لماذا يتم تفويت مهام الامتثال؟

تشمل الأسباب الأكثر شيوعًا عدم وضوح المسؤولية وأساليب التتبع اليدوية والاعتماد على البريد الإلكتروني وإدارة الامتثال عبر جداول البيانات وغياب الرؤية الفورية.

كيف تعمل برامج إدارة الامتثال على تحسين أداء الامتثال؟

تعمل برامج إدارة الامتثال على تعزيز المساءلة وأتمتة عمليات التتبع وزيادة الرؤية ومساعدة المؤسسات على الحفاظ على الامتثال المستمر.

ما الفرق بين توثيق الامتثال وتنفيذ الامتثال؟

يحدد التوثيق المتطلبات، بينما يضمن تنفيذ الامتثال إكمال تلك المتطلبات ومراقبتها وتوثيق أدلتها والإبلاغ عنها بشكل متسق.

أهم النقاط المستفادة

• معظم حالات الإخفاق في الامتثال هي إخفاقات في التنفيذ وليست إخفاقات في السياسات.
• يُعد غياب المسؤولية الواضحة أحد أكبر أسباب تفويت مهام الامتثال.
• يشكل البريد الإلكتروني وجداول البيانات تحديات كبيرة في إدارة الامتثال.
• تُعد الرؤية الواضحة والمساءلة عنصرين أساسيين لنجاح برامج الامتثال.
• أصبح تنفيذ الامتثال أكثر أهمية من مجرد توثيق الامتثال.
• تحتاج المؤسسات إلى أنظمة منظمة لإدارة التعقيد التنظيمي المتزايد.

الخلاصة

لم يعد الامتثال يُقاس فقط بجودة التوثيق.

فالمؤسسات مطالبة بشكل متزايد بإثبات أن أنشطة الامتثال يتم تنفيذها باستمرار ومراقبتها بشكل مستمر ودعمها بالأدلة.

والمؤسسات التي ستنجح ليست تلك التي تمتلك أطول أدلة للسياسات.

بل تلك التي تبني المساءلة والرؤية والتنفيذ في عملياتها اليومية.

وفي البيئة التنظيمية الحديثة، يعتمد نجاح الامتثال على أمر واحد قبل كل شيء:

التأكد من أن العمل يتم إنجازه فعليًا.