غالبًا ما تدير المؤسسات الامتثال من خلال مزيج من السياسات، وجداول البيانات، ورسائل البريد الإلكتروني، والمجلدات المشتركة، وأدوات التتبع الخاصة بالإدارات، والمتابعات المتكررة. وقد يكون هذا الأسلوب مناسبًا عندما يكون عدد المتطلبات محدودًا، إلا أن التنسيق يصبح أكثر صعوبة مع زيادة عدد الالتزامات، والضوابط الداخلية، والمسؤولين، والمواعيد النهائية، والأدلة. برمجيات إدارة الامتثال هي تقنية تساعد المؤسسات على تنظيم أنشطة الامتثال التنظيمي والداخلي، وإسنادها، ومراقبتها، وتوثيقها بالأدلة، ومراجعتها، وإعداد التقارير بشأنها من خلال نظام منظم. وهي تربط المتطلبات بالأشخاص المسؤولين عنها، وتوفر رؤية أوضح...
غالبًا ما تدير المؤسسات الامتثال من خلال مزيج من السياسات، وجداول البيانات، ورسائل البريد الإلكتروني، والمجلدات المشتركة، وأدوات التتبع الخاصة بالإدارات، والمتابعات المتكررة. وقد يكون هذا الأسلوب مناسبًا عندما يكون عدد المتطلبات محدودًا، إلا أن التنسيق يصبح أكثر صعوبة مع زيادة عدد الالتزامات، والضوابط الداخلية، والمسؤولين، والمواعيد النهائية، والأدلة.
برمجيات إدارة الامتثال هي تقنية تساعد المؤسسات على تنظيم أنشطة الامتثال التنظيمي والداخلي، وإسنادها، ومراقبتها، وتوثيقها بالأدلة، ومراجعتها، وإعداد التقارير بشأنها من خلال نظام منظم. وهي تربط المتطلبات بالأشخاص المسؤولين عنها، وتوفر رؤية أوضح للمواعيد النهائية، والإجراءات، والأدلة، والمراجعات، والأنشطة المعلقة.
وبدلًا من مجرد الاحتفاظ بقائمة من المتطلبات، يمكن لبرمجيات إدارة الامتثال أن توفر هيكلًا منظمًا لكيفية تنفيذ أنشطة الامتثال ومراقبتها عبر المؤسسة.
ماذا تفعل برمجيات إدارة الامتثال فعليًا؟
في أبسط صورها، يمكن لبرمجيات الامتثال توفير سجل مركزي للمتطلبات التنظيمية والداخلية.
ومع ذلك، يمكن لـ نظام إدارة الامتثال الأكثر شمولًا أن يدعم أيضًا ما يحدث بعد تحديد أحد المتطلبات.
فقد يتم إسناد النشاط إلى مسؤول، وتحديد موعد نهائي له، ودعمه بالتذكيرات، وربطه بالأدلة، ومراجعته من قبل صاحب مصلحة آخر، وتصعيده إذا ظل غير مكتمل. كما يمكن جدولة الأنشطة المتكررة وفقًا للعمليات الخاصة بالمؤسسة.
وهنا تبرز أهمية إدارة مهام الامتثال. فبدلًا من إبقاء المتطلبات كمجرد بنود في سجل، يمكن للمؤسسات ربطها بمسؤوليات وإجراءات ومواعيد نهائية وسجلات إنجاز محددة.
ويمكن تمثيل نموذج تشغيلي بسيط على النحو التالي:
المتطلب ← المسؤول ← الموعد النهائي ← الإجراء ← الدليل ← المراجعة ← التصعيد ← إعداد التقارير
وتنشئ مسارات عمل الامتثال هذه رابطًا بين ما تحتاج المؤسسة إلى إدارته والإجراءات التي تنفذها الفرق المختلفة.
وهذا تمييز مهم. فسجل الامتثال يوفر رؤية للمتطلبات، بينما توفر إدارة الامتثال القائمة على مسارات العمل رؤية لعملية التنفيذ.
تتبع الامتثال وإدارة الامتثال ليسا الشيء نفسه
تركز برمجيات تتبع الامتثال عادةً على تسجيل المتطلبات، والمواعيد النهائية، والمسؤوليات، والحالة.
ويمكن أن يكون ذلك مفيدًا، خصوصًا للمؤسسات التي تنتقل من استخدام جداول البيانات. إلا أن إدارة الامتثال الأوسع قد تشمل مجموعة أكبر من الأنشطة.
فعلى سبيل المثال، قد يحتاج أحد المتطلبات إلى مستندات داعمة، وتعليقات، وموافقات، ومساهمات من عدة أطراف، ومراجعة، وتصعيد، ومتابعة متكررة. وقد تحتاج الإدارة أيضًا إلى معلومات موحدة حول الأنشطة المتأخرة أو المجالات التي تتطلب الاهتمام.
ويمكن لـ منصة إدارة الامتثال جمع هذه العناصر ضمن بيئة منسقة بدلًا من التعامل مع الامتثال باعتباره قائمة ثابتة.
ولذلك، فإن الفرق لا يتعلق بالمصطلحات بقدر ما يتعلق بعمق العملية التي تتم إدارتها. فالتتبع يوضح للمؤسسة الحالة التي وصل إليها النشاط، بينما يمكن لإدارة الامتثال الأوسع أن تساعد على تنسيق انتقال النشاط من الإسناد إلى الإنجاز والرقابة.
أين تندرج أتمتة الامتثال؟
تتضمن العديد من عمليات الامتثال أعمالًا إدارية متكررة.
فقد تحتاج الفرق إلى إعادة إنشاء المهام المتكررة، وإرسال التذكيرات، وطلب الأدلة، والتحقق من حالة الإنجاز، ومتابعة الأنشطة المتأخرة، وإعداد المعلومات للإدارة.
ويمكن أن تدعم برمجيات أتمتة الامتثال هذه العمليات التي تحددها المؤسسة من خلال أتمتة الخطوات المتكررة، مثل إنشاء المهام الدورية، والإشعارات، والتذكيرات، والتصعيد الذي يتم إعداده مسبقًا.
ويمكن للأتمتة أن تقلل التنسيق اليدوي، لكنها لا تحدد بصورة مستقلة ما إذا كانت المؤسسة ممتثلة أو ما إذا كان النشاط قد تم تنفيذه بصورة مناسبة.
ولا يزال يتعين على الموظفين المسؤولين تنفيذ الأنشطة، وعلى المراجعين ممارسة الحكم المهني، كما تظل الإدارة مسؤولة عن الرقابة.
المراقبة تحول الأنشطة إلى رؤية واضحة
تتطلب إدارة الامتثال أيضًا معرفة ما يحدث في مختلف أنحاء المؤسسة.
ويمكن أن تساعد برمجيات مراقبة الامتثال على توفير رؤية للمواعيد النهائية القادمة، والأنشطة المكتملة، والمهام المتأخرة، والأدلة المفقودة، والمراجعات، والحالات الاستثنائية التي تتطلب الاهتمام.
ويمكن أن يجعل تتبع المواعيد النهائية للامتثال الفعّال الأنشطة التي تقترب مواعيدها أو تجاوزتها أكثر سهولة في التحديد دون الاعتماد بالكامل على التذكيرات اليدوية ومراجعة جداول البيانات.
كما أن الأدلة وسجل الأنشطة لهما أهمية. ويمكن أن يؤدي ربط المستندات، والإجراءات، والمراجعات، والتغييرات بالنشاط ذي الصلة إلى إنشاء سجل تدقيق للامتثال أكثر وضوحًا، مما يساعد أصحاب الصلاحيات على فهم كيفية تقدم النشاط.
ويمكن بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لدعم التقارير الإدارية. ولا يتمثل الهدف في مجرد إنشاء المزيد من لوحات المعلومات، بل في جعل معلومات الامتثال ذات الصلة أسهل في الفهم واتخاذ الإجراءات بناءً عليها.
يمكن إدارة الامتثال التنظيمي والداخلي معًا
قد تدير المؤسسات الالتزامات التنظيمية الخارجية إلى جانب السياسات، والإجراءات، والضوابط، والموافقات، والأنشطة المتكررة التي يتم وضعها داخليًا.
ويمكن أن تساعد برمجيات الامتثال التنظيمي على تنظيم إدارة الالتزامات الخارجية، بينما يمكن لمنصات الامتثال الأوسع أيضًا دعم أنشطة الامتثال الداخلي ضمن البيئة نفسها.
ولا تعني المركزية أن كل متطلب يجب أن يتبع مسار عمل متطابقًا.
إذ يمكن للأنشطة المختلفة الاحتفاظ بالمسؤولين، والمواعيد النهائية، ومتطلبات الأدلة، والمراجعات، ومسارات التصعيد المناسبة لها، مع المساهمة في الوقت نفسه في توفير رؤية إدارية موحدة.
وقد يكون ذلك مفيدًا بصورة خاصة للمؤسسات الأكبر حجمًا، حيث تتوزع مسؤوليات الامتثال بين الشؤون المالية، والموارد البشرية، والشؤون القانونية، والمخاطر، والتكنولوجيا، وأمن المعلومات، والمشتريات، والعمليات، وغيرها من الوظائف.
ما الذي ينبغي للمؤسسات البحث عنه في برمجيات الامتثال؟
تعتمد الإمكانات المناسبة على النموذج التشغيلي للمؤسسة، ومسؤوليات الامتثال، والعمليات، والبيئة التقنية.
ويمكن للمؤسسات النظر في أربعة مجالات رئيسية عند تقييم النظام:
التنفيذ: هل يمكنه دعم تحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأنشطة المتكررة، ومسارات العمل، والتذكيرات، والمراجعات، والتصعيد؟
الأدلة والرقابة: هل يمكن الاحتفاظ بالسجلات الداعمة، وسجل الأنشطة، والمراجعات، ومعلومات الإنجاز مرتبطة بالنشاط ذي الصلة؟
الرؤية: هل يمكن لفرق الامتثال والإدارة مراقبة الأنشطة المعلقة، والمواعيد النهائية، والحالات الاستثنائية، والحالة العامة بصورة فعّالة؟
الملاءمة المؤسسية والتقنية: قد تنظر المؤسسات التي تقيّم برمجيات الامتثال المؤسسي أيضًا في صلاحيات وصول المستخدمين، والتكامل مع الأنظمة، وخيارات النشر، ومتطلبات أمن المعلومات، ومدى التوافق مع بيئتها الحالية.
ولا يتمثل السؤال المهم في عدد الخصائص التي يقدمها المنتج، بل في مدى قدرة النظام على دعم الطريقة التي تتم بها إدارة مسؤوليات الامتثال فعليًا.
الانتقال من تتبع الامتثال إلى تنفيذ الامتثال
تتمثل القيمة الأوسع لـ برمجيات إدارة الامتثال في قدرتها على ربط المتطلبات بالتنفيذ.
فقد يوضح جدول بيانات أو سجل لفريق الامتثال أن نشاطًا معينًا موجود أو أن موعده قد حان. أما النظام القائم على مسارات العمل، فيمكن أن يساعد على تنسيق من يتحمل مسؤوليته، ومتى يُتوقع اتخاذ الإجراء، وما الأدلة التي تم تقديمها، وما إذا تمت المراجعة، وما إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من الاهتمام.
وقد تم تصميم منصات مثل ديسكس فلو وفقًا لهذا النهج، حيث تدعم إدارة أنشطة الامتثال التنظيمي والداخلي من خلال مسارات عمل منظمة تشمل تحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة.
ولا تضمن البرمجيات تحقيق الامتثال، ولا تحل محل الحكم المهني، كما أنها لا تحدد ما إذا كانت ضوابط المؤسسة أو أدلتها مناسبة لظروفها الخاصة. وتظل هذه التقييمات معتمدة على المتطلبات المطبقة، وعمليات المؤسسة، والأشخاص المسؤولين، والرقابة المناسبة.
ويتمثل دور منصة إدارة الامتثال بصورة أكثر عملية في توفير الهيكل، والمساءلة، والرؤية حول أنشطة الامتثال التي تختار المؤسسة إدارتها.
الأسئلة الشائعة
ما هي برمجيات إدارة الامتثال؟
تساعد برمجيات إدارة الامتثال المؤسسات على تنظيم أنشطة الامتثال التنظيمي والداخلي، وإسنادها، ومراقبتها، وتوثيقها بالأدلة، ومراجعتها، وإعداد التقارير بشأنها من خلال نظام منظم.
ما الفرق بين برمجيات تتبع الامتثال وبرمجيات إدارة الامتثال؟
تركز برمجيات التتبع بصورة أساسية على تسجيل المتطلبات والحالة، بينما يمكن لبرمجيات إدارة الامتثال الأوسع تنسيق مسارات العمل، والأدلة، والمراجعات، والأنشطة المتكررة، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير.
هل تعمل برمجيات إدارة الامتثال على أتمتة الامتثال؟
يمكنها أتمتة مسارات العمل الإدارية التي يتم إعدادها مسبقًا، مثل التذكيرات، والمهام المتكررة، والإشعارات، والتصعيد، لكنها لا تحدد نتائج الامتثال ولا تحل محل الحكم المهني.
شارك هذا المقال على
