قد تتعامل المؤسسات العاملة في المملكة العربية السعودية مع جهات تنظيمية مختلفة بحسب قطاعها، وأنشطتها، وهيكلها، وظروفها. وبالنسبة لبعض الشركات، لا يقتصر التحدي التشغيلي على تتبع المتطلبات الفردية، بل يشمل أيضًا تنسيق أنشطة الامتثال المرتبطة بمصادر خارجية مختلفة، إلى جانب إدارة السياسات والضوابط الداخلية.

وقد تتضمن إدارة الامتثال التنظيمي في المملكة العربية السعودية مسؤوليات موزعة بين فرق الامتثال، والشؤون القانونية، والمالية، والمخاطر، والعمليات، والتكنولوجيا، والموارد البشرية، وغيرها من الوظائف. وقد يكون لكل نشاط مسؤول خاص به، وجدول زمني، وأدلة داعمة، وعملية مراجعة، واحتياجات داخلية لإعداد التقارير.

ومع ازدياد تعقيد هذه البيئة، يمكن للمؤسسات الاستفادة من نهج منظم يوفر رؤية مركزية دون التعامل مع جميع المتطلبات التنظيمية باعتبارها متطابقة.

لماذا تزيد العلاقات مع جهات تنظيمية متعددة من التعقيد؟

تعمل المؤسسات السعودية في مجموعة واسعة من القطاعات، وقد تختلف الجهات الخارجية ذات الصلة بشركة معينة عن تلك المرتبطة بشركة أخرى.

Depending on the organization’s sector, activities, and circumstances, examples of external regulatory bodies may include the Saudi Central Bank (SAMA), Capital Market Authority (CMA), Saudi Food and Drug Authority (SFDA), Ministry of Commerce, or other relevant bodies.

وبالنسبة للمؤسسات التي تتعامل مع أكثر من جهة خارجية، قد تصبح معلومات الامتثال مجزأة إذا تم الاحتفاظ بالمتطلبات المختلفة في جداول بيانات منفصلة، أو أدوات تتبع خاصة بالإدارات، أو رسائل البريد الإلكتروني، أو المجلدات.

ويتمثل التحدي في إدارة الامتثال التنظيمي في الحفاظ على رؤية منظمة عبر هذه المصادر المختلفة، مع الإبقاء على الفروق بين المتطلبات الفردية والعمليات المستخدمة لإدارتها.

توفير الرؤية دون التعامل مع جميع المتطلبات بالطريقة نفسها

لا تعني مركزية الامتثال دمج جميع الالتزامات التنظيمية في عملية موحدة واحدة.

فقد تتضمن الأنشطة المختلفة مسؤولين مختلفين، ومواعيد نهائية، ومعلومات داعمة، ومراجعات، ومسارات تصعيد مختلفة. وقد تتطلب بعض الأنشطة أيضًا مشاركة عدة إدارات قبل اعتبار النشاط مكتملًا داخليًا.

ويمكن للنهج المنسق أن يوفر رؤية مشتركة لأنشطة الامتثال، مع السماح لكل متطلب بالاحتفاظ بمسار عمل يتناسب مع ظروف المؤسسة.

ويُعد هذا التمييز مهمًا عند النظر في تتبع الامتثال. إذ يمكن للسجل المركزي أن يساعد المؤسسة على فهم المتطلبات التي تديرها، إلا أن التنفيذ التشغيلي يتطلب رؤية لما يحدث بعد تسجيل تلك المتطلبات.

تنسيق المسؤوليات بين الإدارات

غالبًا ما تتضمن أنشطة الامتثال الخارجية أشخاصًا من خارج وظيفة الامتثال.

فقد يتم تنسيق نشاط معين من قبل فريق الامتثال، لكنه يتطلب مساهمة من فرق المالية، أو المخاطر، أو العمليات، أو التكنولوجيا، أو الموارد البشرية، أو الشؤون القانونية، أو أي وظيفة أخرى في المؤسسة. وقد تأتي الأدلة من فريق، بينما تتم المراجعة بواسطة فريق آخر.

وعندما تعتمد هذه التفاعلات بصورة أساسية على البريد الإلكتروني والمتابعات اليدوية، فقد يصبح تحديد الوضع الحالي مستهلكًا للوقت.

ويمكن لمسارات العمل المنظمة أن تربط الأنشطة بالمسؤولين عنها، والمواعيد النهائية، والأدلة، والمراجعات، والتصعيد عند الحاجة.

وهذا يسمح لفرق الامتثال بالحفاظ على الرقابة، بينما تظل الإدارات المختلفة مسؤولة عن الأنشطة المسندة إليها.

إبقاء الأدلة مرتبطة بأنشطة الامتثال

قد توفر معلومات الحالة وحدها سياقًا محدودًا.

وقد تحتاج المؤسسات أيضًا إلى الاحتفاظ بالمستندات، والموافقات، والتعليقات، والمراجعات، والردود، أو غيرها من السجلات المرتبطة بأنشطة الامتثال التي تديرها.

ويمكن أن يؤدي إبقاء هذه المعلومات مرتبطة بالنشاط ذي الصلة إلى إنشاء سجل تدقيق للامتثال أكثر وضوحًا، مما يجعل فهم المسؤوليات، والإجراءات، والأدلة، والمراجعات، والتغييرات، وسجل الإنجاز أكثر سهولة.

كما يمكن أن توفر مراقبة الامتثال الفعّالة رؤية أكبر للمواعيد النهائية القادمة، والأنشطة المعلقة، والأدلة المفقودة، والمراجعات غير المكتملة، والمسائل التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام.

وتظل المؤسسة مسؤولة عن تحديد الأدلة المناسبة لظروفها. ويمكن للتكنولوجيا تنظيم المعلومات، لكنها لا تحدد ما إذا كانت أدلة معينة كافية من الناحية القانونية أو التنظيمية.

أين يمكن لتكنولوجيا الامتثال أن تساعد

مع زيادة عدد المتطلبات، والمسؤولين، والإدارات، قد تنظر المؤسسات في استخدام برمجيات الامتثال التنظيمي في المملكة العربية السعودية لتوفير هيكل إضافي.

ويمكن للمنصة أن تساعد في ربط المتطلبات المحددة بالمسؤوليات، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأنشطة المتكررة، والأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير.

كما يمكن للمؤسسات التي تقيّم برمجيات الامتثال في المملكة العربية السعودية النظر في مدى سماح النظام للأنشطة المختلفة باتباع مسارات عمل مختلفة بدلًا من فرض هيكل واحد على جميع عمليات الامتثال.

وقد تسمح برمجيات إدارة الامتثال في المملكة العربية السعودية الأكثر شمولًا أيضًا بإدارة السياسات، والضوابط، والأنشطة المتكررة التي يتم إنشاؤها داخليًا إلى جانب الالتزامات الخارجية المحددة، مما يوفر رؤية تشغيلية أكثر تكاملًا.

بناء بيئة امتثال أكثر تنسيقًا

تكون التكنولوجيا أكثر فائدة عندما تدعم العمليات التي تضعها المؤسسة بدلًا من محاولة تحديد نتائج الامتثال بصورة مستقلة.

وقد تم تصميم منصات مثل ديسكس فلو لمساعدة المؤسسات على إدارة أنشطة الامتثال التنظيمي والداخلي من خلال مسارات عمل منظمة تشمل المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة.

ولا تحدد البرمجيات المتطلبات التنظيمية التي تنطبق على مؤسسة معينة، ولا تقرر ما إذا كانت الأدلة كافية من الناحية القانونية أو التنظيمية، ولا تضمن الامتثال، ولا تحل محل الحكم المهني. وتعتمد هذه التقييمات على ظروف المؤسسة والخبرة المهنية المناسبة.

وبالنسبة للمؤسسات السعودية التي تنسق أنشطة الامتثال المرتبطة بمصادر خارجية متعددة، فإن الهدف العملي ليس جعل جميع المتطلبات متطابقة، بل إنشاء هيكل كافٍ يضمن بقاء المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والأنشطة المعلقة واضحة ومرئية على مستوى المؤسسة.

الأسئلة الشائعة

هل يمكن أن يكون لدى الشركات السعودية أنشطة امتثال مرتبطة بجهات تنظيمية متعددة؟

بحسب قطاعها وأنشطتها وظروفها، قد تتعامل المؤسسات مع جهات تنظيمية خارجية مختلفة وتنسق أنشطة الامتثال المرتبطة بها داخليًا.

هل يمكن لبرمجيات الامتثال التنظيمي إدارة المتطلبات الواردة من مصادر مختلفة؟

يمكن للبرمجيات مساعدة المؤسسات على تنظيم المتطلبات المحددة، والمسؤولين، والمواعيد النهائية، والأدلة، والمراجعات، والمراقبة، وإعداد التقارير من مصادر مختلفة باستخدام مسارات عمل يتم إعدادها وفقًا لعمليات المؤسسة.

هل تحدد برمجيات الامتثال الأنظمة واللوائح السعودية التي تنطبق على الشركة؟

لا. يمكن للبرمجيات دعم إدارة المتطلبات التي تم تحديدها، إلا أن تحديد المتطلبات التنظيمية المنطبقة يتطلب تقييمًا مناسبًا يستند إلى ظروف المؤسسة.