قد تدير الشركات السعودية مجموعة واسعة من السياسات والضوابط والموافقات والإجراءات والمسؤوليات المتكررة التي يتم وضعها داخليًا، إلى جانب التزاماتها الخارجية. ومع توسع المؤسسات عبر الإدارات، والشركات التابعة، والمشروعات، أو المواقع المختلفة، قد يصبح الحفاظ على رؤية واضحة لهذه الأنشطة أكثر صعوبة.

ولذلك، فإن الامتثال الداخلي في المملكة العربية السعودية لا يقتصر على توثيق السياسات فحسب. بل تحتاج المؤسسات أيضًا إلى وسائل عملية لإسناد المسؤوليات، ومراقبة المواعيد النهائية، والاحتفاظ بالأدلة، ومراجعة الإنجاز، وتوفير مستوى مناسب من الرؤية للإدارة.

ويتمثل التحدي في تحويل المتطلبات الداخلية إلى أنشطة يمكن إدارتها بصورة متسقة في جميع أنحاء المؤسسة.

لماذا قد يصبح الامتثال الداخلي متفرقًا

نادرًا ما تتركز مسؤوليات الامتثال الداخلي ضمن فريق واحد.

فقد تتولى الإدارة المالية الضوابط والموافقات المالية، بينما تشرف الموارد البشرية على الإجراءات المتعلقة بالموظفين، وقد تتولى المشتريات إدارة العمليات المرتبطة بالموردين، في حين تكون لكل من إدارات التكنولوجيا، والمخاطر، والشؤون القانونية، والعمليات مسؤولياتها الخاصة.

وفي المؤسسات السعودية الأكبر حجمًا، قد تمتد هذه الأنشطة أيضًا عبر الشركات التابعة، والفروع، ووحدات الأعمال، أو فرق المشروعات. وقد تدير الإدارات المختلفة أنشطة شهرية، أو ربع سنوية، أو سنوية، أو أنشطة أخرى تحددها المؤسسة وفقًا لعملياتها الداخلية.

وقد يؤدي هذا الهيكل الموزع إلى وجود فجوات في الرؤية. فقد تكون هناك سياسة قائمة وتكون المسؤوليات مفهومة داخل إحدى الإدارات، لكن الإدارة قد تظل تواجه صعوبة في معرفة الأنشطة المكتملة، والأنشطة التي تقترب مواعيدها النهائية، والأنشطة التي تتطلب الاهتمام.

ويمكن لنهج أكثر تنسيقًا أن يعزز المساءلة دون الحاجة إلى إخضاع كل متطلب داخلي للعملية نفسها.

الانتقال من السياسات إلى الأنشطة العملية

غالبًا ما تتضمن السياسات الداخلية إجراءات يجب تنفيذها في أوقات مختلفة وبمشاركة أشخاص مختلفين.

وقد تتطلب بعض الأنشطة مراجعات دورية، بينما قد تشمل أنشطة أخرى الموافقات، أو الإقرارات، أو التوثيق، أو عمليات التحقق الداخلية، أو إجراءات المتابعة.

ويتمثل التحدي التشغيلي في ربط هذه المتطلبات بالتنفيذ.

ويمكن أن تساعد إدارة الامتثال الداخلي الفعالة على تحويل السياسات والضوابط إلى أنشطة محددة تتضمن المسؤوليات المناسبة، والمواعيد النهائية، والأدلة، والمراجعات، والمراقبة.

وبعد ذلك، يمكن أن تساعد مسارات عمل الامتثال المنظمة المؤسسات على ربط كل نشاط ذي صلة بمسؤول محدد، وإطار زمني، وأدلة داعمة، وعملية مراجعة، ومسار للتصعيد.

ويؤدي ذلك إلى إنشاء رابط أكثر وضوحًا بين السياسات الموثقة وما يتم تنفيذه فعليًا، مع السماح للإدارات المختلفة بالاحتفاظ بالعمليات التي تتناسب مع مسؤولياتها.

تحسين تحديد المسؤوليات دون زيادة المتابعات اليدوية

يمكن أن يساعد التحديد الواضح للمسؤوليات على تسهيل تنسيق أنشطة الامتثال الداخلي ومراقبتها.

وعندما تتم إدارة المتطلبات الداخلية من خلال جداول البيانات، أو البريد الإلكتروني، أو أدوات تتبع منفصلة خاصة بالإدارات، فقد تحتاج فرق الامتثال إلى إرسال التذكيرات يدويًا، وطلب تحديثات الحالة، وتجميع الردود.

ومع زيادة عدد المتطلبات، قد يصبح من الصعب تنسيق هذا العمل الإداري.

ويمكن أن تدعم أتمتة الامتثال الأنشطة المتكررة، والتذكيرات، والإشعارات، ومسارات التصعيد التي تحددها المؤسسة. ويمكن أن يقلل ذلك من المتابعات المتكررة مع إبقاء المسؤولية لدى الموظف أو الإدارة المعنية.

ولا تحل الأتمتة محل الرقابة الإدارية أو الحكم المهني، بل توفر هيكلًا إضافيًا للطريقة التي يتم بها إبلاغ المسؤوليات ومراقبتها.

تسهيل مراقبة الضوابط الداخلية

قد يكون لدى المؤسسات عدد كبير من الضوابط الداخلية المطبقة عبر وظائف مختلفة. وقد يكون من الصعب الحفاظ على رؤية واضحة لهذه الضوابط عندما يتم تخزين الأدلة وسجلات الإنجاز في مواقع متعددة.

ويمكن أن توفر مراقبة الامتثال الفعالة رؤية أوضح للأنشطة القادمة، والعناصر المتأخرة، والإجراءات المكتملة، والأدلة المفقودة، والمجالات التي تتطلب المراجعة.

وتُعد الأدلة جزءًا مهمًا من هذه العملية. إذ يمكن ربط الموافقات، والمستندات، والإقرارات، والتعليقات، أو غيرها من السجلات بالنشاط ذي الصلة، بحيث يصبح فهم سجل الإنجاز أكثر سهولة.

كما أن الاحتفاظ بهذه السجلات إلى جانب المسؤوليات، والمراجعات، وسجل الأنشطة يمكن أن يساعد في إنشاء سجل تدقيق للامتثال أكثر وضوحًا، مما يسهل على أصحاب الصلاحيات فهم كيفية تقدم نشاط الامتثال الداخلي.

ويمنح ذلك الإدارة معلومات أكثر فائدة من مجرد حقل يوضح حالة النشاط، كما يمكن أن يقلل الجهد المطلوب لإعادة بناء سجل الأنشطة من رسائل البريد الإلكتروني والمجلدات المشتركة.

متى يمكن للتكنولوجيا توفير مزيد من التنظيم

مع ازدياد توزيع مسؤوليات الامتثال الداخلي، قد تفكر المؤسسات في استخدام برمجيات الامتثال في المملكة العربية السعودية لتوحيد الرؤية وتقليل الاعتماد على أدوات التتبع المنفصلة.

ويمكن أن يدعم نظام إدارة الامتثال في المملكة العربية السعودية تحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأنشطة المتكررة، والتذكيرات، والأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير ضمن بيئة مشتركة.

وبالنسبة للمؤسسات التي تقيّم برمجيات إدارة الامتثال في المملكة العربية السعودية، يتمثل أحد الاعتبارات المهمة في قدرة المنصة على التوافق مع العمليات الداخلية الحالية بدلاً من إجبار كل المتطلبات على اتباع سير عمل متطابق.

وقد تكون المتطلبات التقنية، وصلاحيات الوصول، وخيارات النشر، والتكامل مع الأنظمة، واعتبارات أمن المعلومات أيضًا جزءًا من عملية التقييم وفقًا للبيئة التشغيلية الخاصة بالمؤسسة.

وقد تم تصميم منصات مثل ديسكس فلو لدعم أنشطة الامتثال التنظيمي والداخلي من خلال مسارات عمل منظمة، وتحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة.

ولا تضمن البرمجيات تحقيق الامتثال. فلا تزال المؤسسات تعتمد على السياسات المناسبة، والضوابط الداخلية الفعالة، والموظفين المسؤولين، والحكم المهني، والرقابة الإدارية.

وبالنسبة للشركات السعودية، فإن تحسين الامتثال الداخلي يعني في نهاية المطاف إنشاء رؤية أوضح تربط بين ما تتوقع المؤسسة تنفيذه وما يتم تنفيذه فعليًا عبر فرقها المختلفة.

الأسئلة الشائعة

ما هو الامتثال الداخلي في المملكة العربية السعودية؟

يشمل الامتثال الداخلي إدارة السياسات والضوابط والإجراءات والموافقات والمسؤوليات المتكررة الخاصة بالمؤسسة، إلى جانب أي التزامات خارجية ذات صلة بأعمالها.

كيف يمكن للشركات السعودية تحسين الامتثال الداخلي؟

يمكن للشركات تحسين الرؤية من خلال تحديد واضح للمسؤوليات، ومسارات العمل، والمواعيد النهائية، والأدلة، والمراجعات، والمراقبة، والتصعيد المناسب عبر الإدارات ووحدات الأعمال.

هل يمكن لبرمجيات الامتثال المساعدة في إدارة الضوابط الداخلية؟

نعم. يمكن لبرمجيات الامتثال دعم تتبع الضوابط المحددة داخليًا والأنشطة المرتبطة بها من خلال تحديد المسؤوليات، والتذكيرات، والأدلة، والمراجعات، والمراقبة، وإعداد التقارير.