لا تحدث معظم حالات الإخفاق في الامتثال بسبب افتقار المؤسسات إلى السياسات بل تحدث لأن أنشطة الامتثال لا يتم تنفيذها بشكل متسق يتم إسناد مراجعة ولكنها لا تُستكمل أبدًا، ويبقى اعتماد معلقًا، ولا يتم تقديم الأدلة المطلوبة، وتظل إجراءات المعالجة مفتوحة لأشهر، ويفترض الجميع أن المهمة تسير كما ينبغي، لكن لا أحد يمتلك رؤية واضحة حول وضعها الفعلي...
لا تحدث معظم حالات الإخفاق في الامتثال بسبب افتقار المؤسسات إلى السياسات
بل تحدث لأن أنشطة الامتثال لا يتم تنفيذها بشكل متسق
يتم إسناد مراجعة ولكنها لا تُستكمل أبدًا، ويبقى اعتماد معلقًا، ولا يتم تقديم الأدلة المطلوبة، وتظل إجراءات المعالجة مفتوحة لأشهر، ويفترض الجميع أن المهمة تسير كما ينبغي، لكن لا أحد يمتلك رؤية واضحة حول وضعها الفعلي
ويُعد هذا أحد أكبر التحديات التي تواجه فرق الامتثال اليوم
فالمشكلة ليست في التوثيق
بل في المساءلة
ومع نمو المؤسسات، يصبح الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني والجداول الإلكترونية والمتابعات اليدوية أكثر صعوبة، فتزداد التزامات الامتثال، وتصبح الإدارات أكثر ترابطًا، كما يصبح تتبع المسؤوليات أكثر تعقيدًا، ومن دون عملية منظمة يمكن أن تضيع أنشطة مهمة بسهولة
وهنا تبرز القيمة الحقيقية لأتمتة مسارات العمل
عنق الزجاجة في المساءلة
تتطلب معظم عمليات الامتثال مشاركة عدة أطراف معنية
فقد تتطلب مراجعة امتثال مساهمات من العمليات، وإدارة المخاطر، والإدارة القانونية، والإدارة المالية، والإدارة التنفيذية، وعلى الرغم من أن التعاون ضروري، إلا أنه غالبًا ما يخلق مشكلة
المسؤولية مشتركة
أما المساءلة فتصبح غير واضحة
وعندما لا تكون الملكية واضحة ومرئية، يتباطأ التقدم، وتقضي فرق الامتثال وقتها في ملاحقة التحديثات، وإرسال التذكيرات، ومتابعة الإجراءات المتأخرة
وهذا ما نطلق عليه اسم عنق الزجاجة في المساءلة
فلا يتأخر العمل لأن الأفراد غير راغبين في إنجازه، بل لأن العملية تفتقر إلى آلية منظمة تضمن انتقال المهام من مرحلة إلى أخرى
لماذا تتعثر عمليات الامتثال اليدوية
تعمل إدارة الامتثال اليدوية بشكل جيد نسبيًا عندما يكون عدد الالتزامات محدودًا
ولكن مع توسع المؤسسات تصبح نقاط الضعف أكثر وضوحًا
- يتم تتبع المهام عبر الجداول الإلكترونية
- تتم مشاركة التحديثات عبر البريد الإلكتروني
- يتم حفظ الأدلة في مواقع متعددة
- تعتمد الموافقات على المتابعة اليدوية
- تتلقى الإدارة تحديثات دورية لكنها تفتقر إلى الرؤية الفورية
وفي نهاية المطاف، يتحول فريق الامتثال إلى المحرك التشغيلي لجميع مسارات العمل
ويُعد هذا النهج غير فعال ويصعب توسيعه مع نمو المؤسسة
والأهم من ذلك أنه يزيد من احتمالية تفويت الالتزامات وتأخر الإجراءات
نموذج مسار عمل الامتثال
تمر كل عملية امتثال فعالة بأربع مراحل أساسية
الإسناد
يتم إسناد المهمة إلى مسؤول محدد مع تحديد موعد نهائي واضح
التنفيذ
يقوم الشخص المسؤول بتنفيذ النشاط المطلوب
التحقق
تتم مراجعة الأدلة والتحقق من صحتها
المراقبة
يتم تتبع التقدم وتصعيد المشكلات غير المعالجة عند الحاجة
وعندما تتم إدارة أي من هذه المراحل يدويًا، يصبح التنفيذ غير متسق
أما أتمتة مسارات العمل فتضمن تنفيذ كل مرحلة بطريقة منظمة وقابلة للتكرار
كيف تُحسن أتمتة مسارات العمل مستوى المساءلة
تعمل برامج أتمتة مسارات عمل الامتثال على تعزيز المساءلة من خلال جعل المسؤوليات واضحة ومرئية
- لكل مهمة مسؤول محدد
- تتم متابعة كل موعد نهائي
- يتم تسجيل كل إجراء
- يمكن تصعيد كل نشاط متأخر تلقائيًا
وبدلًا من الاعتماد على الذاكرة أو التذكيرات اليدوية، تتمكن المؤسسات من بناء نظام تكون فيه المساءلة جزءًا أساسيًا من العملية نفسها
ويساهم ذلك بشكل كبير في تقليل مخاطر التنفيذ وتحسين أداء الامتثال.
التحول نحو تنفيذ الامتثال
تتجه المؤسسات الرائدة إلى ما هو أبعد من إدارة السياسات، وتركز بشكل متزايد على تنفيذ الامتثال.
لم يعد السؤال الأساسي هو ما إذا كانت المتطلبات موثقة أم لا.
بل أصبح السؤال الأهم هو ما إذا كانت الالتزامات يتم تنفيذها باستمرار في جميع أنحاء المؤسسة.
ويقود هذا التحول إلى زيادة الطلب على أنظمة إدارة سير عمل الامتثال وبرامج تنفيذ الامتثال التي توفر رؤية واضحة للمسؤوليات والتقدم ومستويات الإنجاز.
وتدرك المؤسسات بشكل متزايد أن الحوكمة القوية تعتمد على تنفيذ قوي وفعّال.
كيف يساعد نظام إدارة الامتثال
يساعد نظام إدارة الامتثال المؤسسات على تحويل التزامات الامتثال إلى إجراءات عمل منظمة تتميز بوضوح المسؤوليات والمساءلة وسهولة المتابعة.
وبصفته منصة لأتمتة سير عمل الامتثال وتنفيذ الامتثال، يتيح النظام للمؤسسات توزيع المسؤوليات، وتتبع التقدم، ومراقبة الأنشطة المتأخرة، والحفاظ على الإشراف والمتابعة من خلال بيئة موحدة.
ويسمح ذلك لفرق الامتثال بقضاء وقت أقل في متابعة التحديثات، ووقت أكبر في إدارة المخاطر.
الخلاصة
تُعد المساءلة الأساس الذي يقوم عليه الامتثال الفعّال.
فمن دون المساءلة، تجد حتى أقوى السياسات صعوبة في تحقيق النتائج المطلوبة. ومع استمرار تزايد التزامات الامتثال، تحتاج المؤسسات إلى عمليات تضمن إسناد الأنشطة وتنفيذها والتحقق منها ومتابعتها بصورة متسقة.
وتساعد أتمتة سير العمل المؤسسات على تجاوز أساليب التنسيق اليدوية وإنشاء نهج أكثر تنظيمًا لتنفيذ الامتثال.
فعندما تصبح المساءلة جزءًا من العملية نفسها، يصبح الامتثال أسهل بكثير من حيث الإدارة والتنفيذ.
شارك هذا المقال على
