نادرًا ما ينتهي عمل الامتثال بمجرد إسناد مهمة إلى شخص واحد. فقد يحتاج النشاط إلى معلومات من فريق، وإجراء من فريق آخر، ومراجعة من شخص آخر، وتأكيد نهائي قبل أن يمكن اعتباره مكتملًا. وعندما تتم إدارة هذه الخطوات من خلال البريد الإلكتروني، وجداول البيانات، والرسائل، والمجلدات المنفصلة، فقد يصبح من الصعب معرفة المرحلة التي وصل إليها النشاط حاليًا أو ما الذي يمنعه من التقدم.
نادرًا ما ينتهي عمل الامتثال بمجرد إسناد مهمة إلى شخص واحد. فقد يحتاج النشاط إلى معلومات من فريق، وإجراء من فريق آخر، ومراجعة من شخص آخر، وتأكيد نهائي قبل أن يمكن اعتباره مكتملًا.
وعندما تتم إدارة هذه الخطوات من خلال البريد الإلكتروني، وجداول البيانات، والرسائل، والمجلدات المنفصلة، فقد يصبح من الصعب معرفة المرحلة التي وصل إليها النشاط حاليًا أو ما الذي يمنعه من التقدم.
يمكن أن تساعد برمجيات مسارات عمل الامتثال للشركات في المملكة العربية السعودية المؤسسات على تنظيم عمليات الانتقال هذه من خلال ربط الأنشطة بالأشخاص المسؤولين، والمواعيد النهائية، والمراجعات، والأدلة، والتذكيرات، والتصعيد، وتغييرات الحالة.
غالبًا ما ينتقل عمل الامتثال بين الأشخاص
تتضمن العديد من أنشطة الامتثال أكثر من مجرد قيام مسؤول واحد بإكمال مهمة واحدة.
قد يقوم أحد الموظفين بإعداد المعلومات قبل أن يراجعها شخص آخر. وقد يعيد المراجع النشاط لإجراء تعديلات. وقد يلزم إضافة أدلة داعمة قبل استمرار العملية. وبعد ذلك، قد يصبح فريق آخر مسؤولًا عن المرحلة التالية.
ومن دون مسار عمل امتثال محدد، قد تصبح عمليات الانتقال هذه معتمدة على رسائل البريد الإلكتروني والمتابعات الفردية.
ولا تكمن المشكلة بالضرورة في أن الأشخاص لا يعرفون مسؤولياتهم. بل قد تفتقر الفرق إلى رؤية مشتركة لما حدث بالفعل، وما ينتظر اتخاذ إجراء، ومن يحتاج إلى التصرف بعد ذلك.
جعل المرحلة الحالية مرئية
يمكن لجدول البيانات أن يوضح ما إذا كان النشاط مفتوحًا أو مغلقًا، لكن بعض عمليات الامتثال تحتاج إلى تفاصيل أكثر من مجرد حالة بسيطة.
فقد يكون النشاط في انتظار معلومات، أو قيد المراجعة، أو معادًا لإجراء تعديلات، أو في انتظار إجراء آخر، أو جاهزًا للإكمال.
يمكن أن توفر برمجيات إدارة مسارات عمل الامتثال رؤية أكبر لهذه المراحل.
وبدلًا من طلب التحديثات من فرق مختلفة، يمكن للمستخدمين المخولين معرفة المرحلة التي وصل إليها النشاط ضمن العملية التي تم إعدادها، وما إذا كان يتطلب مزيدًا من الإجراءات.
وقد يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص عندما تساهم عدة إدارات في نشاط الامتثال نفسه.
إدارة انتقال العمل دون فقدان المساءلة
لا ينبغي أن يؤدي انتقال العمل بين الأشخاص إلى جعل المسؤولية غير واضحة.
يمكن لمسار العمل المنظم تحديد الشخص أو الفريق المسؤول حاليًا عن اتخاذ إجراء وما الذي يجب أن يحدث قبل أن يتقدم النشاط.
يمكن أن تدعم إدارة مهام الامتثال ذلك من خلال ربط الإجراءات الفردية بالمسؤولين عنها ومعلومات الحالة.
كما يمكن ربط المواعيد النهائية بالأنشطة ذات الصلة حتى تتمكن الفرق من تحديد الأعمال التي تقترب مواعيد استحقاقها أو التي أصبحت متأخرة.
ومن خلال تتبع المواعيد النهائية للامتثال، تظل المسؤولية واضحة حتى مع انتقال النشاط عبر مراحل مختلفة.
استخدام الأتمتة للحفاظ على تقدم العمل
لا تتطلب بعض خطوات مسار العمل أن يقوم شخص ما بإرسال رسالة بريد إلكتروني يدويًا في كل مرة.
يمكن للتذكيرات التي تم إعدادها تنبيه المستخدمين المسؤولين عندما يقترب موعد اتخاذ الإجراء. ويمكن إنشاء الأنشطة المتكررة وفقًا للجداول التي تحددها المؤسسة. كما يمكن للتصعيد أن يساعد على إظهار الأعمال التي تظل معلقة.
يمكن أن تدعم أتمتة مسارات عمل الامتثال هذه الخطوات الإدارية القابلة للتكرار.
والغرض هو تقليل التنسيق اليدوي، وليس أتمتة قرارات الامتثال. فالمؤسسة هي التي تحدد مسار العمل، ويظل الأشخاص المسؤولون خاضعين للمساءلة عن إكمال الأنشطة الأساسية ومراجعتها وتقييمها.
إبقاء الأدلة مرتبطة بمسار العمل
غالبًا ما تدخل المستندات والمعلومات الداعمة في عملية الامتثال خلال مراحل مختلفة.
وإذا تم تخزين الأدلة بشكل منفصل عن مسار العمل، فقد يحتاج الشخص الذي يراجع النشاط لاحقًا إلى البحث عبر المجلدات، ورسائل البريد الإلكتروني، أو الأنظمة الأخرى لفهم ما حدث.
يمكن أن تساعد إدارة أدلة الامتثال على إبقاء السجلات الداعمة مرتبطة بالنشاط ذي الصلة.
وعندما تظل الأدلة، والتعليقات، والإجراءات، والمراجعات، وتغييرات الحالة مرتبطة بمسار العمل، يمكن للمؤسسات أيضًا الاحتفاظ بسجل تدقيق للامتثال أكثر وضوحًا.
ويمكن للبرمجيات تنظيم هذه المعلومات وسجل الأنشطة، لكنها لا تحدد ما إذا كانت الأدلة كافية من الناحية القانونية أو التنظيمية.
مراقبة الأماكن التي يتعطل فيها العمل
يصبح مسار العمل أكثر فائدة عندما تتمكن الفرق من تحديد الحالات الاستثنائية بدلًا من مراجعة كل نشاط يدويًا.
يمكن أن تساعد مراقبة الامتثال على إبراز الأعمال المتأخرة، والمراجعات المعلقة، والأدلة المفقودة، والأنشطة التي لم تتقدم كما هو متوقع.
وهذا يوفر لفرق الامتثال رؤية أكثر تركيزًا للمجالات التي قد تحتاج إلى الاهتمام.
وعلى مستوى الإدارة، يمكن أن تساعد تقارير الامتثال على توحيد المعلومات عبر مسارات العمل لإظهار التقدم، والأنشطة المعلقة، والحالات الاستثنائية دون الحاجة إلى تجميع التحديثات يدويًا من إدارات متعددة.
ما الذي ينبغي للشركات البحث عنه في برمجيات مسارات عمل الامتثال؟
عند تقييم برمجيات مسارات عمل الامتثال في المملكة العربية السعودية، يمكن للمؤسسات النظر في مدى انعكاس النظام للطريقة التي ينتقل بها عمل الامتثال فعليًا بين الأشخاص والإدارات.
وقد تشمل الإمكانات المفيدة مسارات العمل القابلة للتهيئة، وتحديد المسؤوليات، وإسناد المهام، ورؤية المواعيد النهائية، والأنشطة المتكررة، والتذكيرات، وإدارة الأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير، وسجل الأنشطة.
كما يمكن للشركات النظر في صلاحيات المستخدمين، وخيارات النشر، واحتياجات التكامل، ومتطلبات أمن المعلومات، ومدى التوافق مع بيئتها التقنية الحالية.
يمكن أن يوفر نظام إدارة الامتثال في المملكة العربية السعودية بيئة أوسع لهذه المسارات، مع السماح لأنشطة الامتثال المختلفة باتباع العمليات المناسبة لها.
كيف يدعم ديسكس فلو مسارات عمل الامتثال؟
يساعد ديسكس فلو المؤسسات على تنظيم أنشطة الامتثال التنظيمي والداخلي حول المسؤولين ومسارات العمل.
ويمكنه دعم المواعيد النهائية، والأنشطة المتكررة، والتذكيرات، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة، والرؤية الإدارية، مما يساعد الفرق على الحفاظ على رؤية أوضح أثناء انتقال عمل الامتثال عبر المراحل المختلفة.
ولا يحدد ديسكس فلو المتطلبات التنظيمية التي تنطبق على المؤسسة، ولا يفسر المتطلبات التنظيمية، ولا يتخذ قرارات الامتثال، ولا يضمن الامتثال، ولا يحل محل الحكم المهني، أو الضوابط الداخلية، أو الموظفين المسؤولين، أو الرقابة الإدارية.
بناء مسار أوضح من الإسناد إلى الإكمال
تكمن قيمة برمجيات مسارات عمل الامتثال في جعل انتقال أعمال الامتثال أسهل في الفهم والإدارة.
وبالنسبة للشركات في المملكة العربية السعودية، قد تتضمن المتطلبات الخارجية التي تحددها المؤسسة وأنشطة الامتثال المحددة داخليًا مسؤولين وعمليات ومستويات مراجعة مختلفة.
يمكن لمسار العمل المنظم أن يوفر رؤية واضحة بدءًا من الإسناد الأولي، مرورًا بالإجراء، والمراجعة، والأدلة، والمتابعة، ووصولًا إلى الإكمال، دون اشتراط أن تعمل جميع عمليات الامتثال بالطريقة نفسها.
والنتيجة هي مسار تشغيلي أكثر وضوحًا لأعمال الامتثال، بينما يظل التفسير، واتخاذ القرارات، والمساءلة لدى الأشخاص المناسبين.
الأسئلة الشائعة
ما هي برمجيات مسارات عمل الامتثال للشركات في المملكة العربية السعودية؟
تساعد المؤسسات على تنظيم كيفية انتقال أنشطة الامتثال بين المسؤولين، والإجراءات، والمراجعات، والأدلة، والتذكيرات، والتصعيد، والإكمال.
هل يمكن لأنشطة الامتثال المختلفة استخدام مسارات عمل مختلفة؟
نعم. يمكن للمؤسسات تنظيم عمليات مختلفة وفقًا لأنشطتها، وفرقها المسؤولة، ومراحل المراجعة، والمواعيد النهائية، واحتياجاتها التشغيلية الداخلية.
هل تتخذ برمجيات مسارات عمل الامتثال قرارات الامتثال تلقائيًا؟
لا. يمكن للبرمجيات تنسيق مسارات العمل التي تم إعدادها وتوفير الرؤية، لكن تفسير المتطلبات التنظيمية، وقرارات الامتثال، والحكم المهني، والمساءلة المؤسسية تظل لدى الأشخاص المناسبين.
شارك هذا المقال على
