بالنسبة للعديد من المؤسسات، يؤدي وصول موعد التدقيق إلى سلسلة مألوفة من الأحداث. تبدأ رسائل البريد الإلكتروني بالتنقل بين الإدارات. تبدأ فرق الامتثال بطلب المستندات. يسارع المديرون إلى البحث عن الأدلة. يتم البحث في المجلدات المشتركة بشكل متكرر. يتم تحديث جداول البيانات بشكل محموم. تُعقد الاجتماعات لتحديد العناصر المفقودة. وتعمل الفرق لساعات متأخرة في محاولة لإعادة بناء الأنشطة التي كان من المفترض تتبعها على مدار العام...
بالنسبة للعديد من المؤسسات، يؤدي وصول موعد التدقيق إلى سلسلة مألوفة من الأحداث.
تبدأ رسائل البريد الإلكتروني بالتنقل بين الإدارات. تبدأ فرق الامتثال بطلب المستندات. يسارع المديرون إلى البحث عن الأدلة. يتم البحث في المجلدات المشتركة بشكل متكرر. يتم تحديث جداول البيانات بشكل محموم. تُعقد الاجتماعات لتحديد العناصر المفقودة. وتعمل الفرق لساعات متأخرة في محاولة لإعادة بناء الأنشطة التي كان من المفترض تتبعها على مدار العام.
وغالبًا ما تبدو هذه العملية أقرب إلى إدارة الأزمات منها إلى الحوكمة.
ونادرًا ما تكون المشكلة في عملية التدقيق نفسها.
بل تكمن المشكلة في أن الجاهزية للتدقيق غالبًا ما يتم التعامل معها كنشاط موسمي بدلًا من اعتبارها قدرة تشغيلية مستمرة.
وتفهم المؤسسات التي تحقق أداءً جيدًا باستمرار خلال عمليات التدقيق مبدأً بسيطًا: الجاهزية للتدقيق ليست شيئًا يتم تحقيقه قبل أسابيع قليلة من التدقيق. بل هي شيء يتم الحفاظ عليه كل يوم.
نموذج الجاهزية التقليدي للتدقيق لم يعد فعالًا
تاريخيًا، كانت العديد من المؤسسات تنظر إلى الجاهزية للتدقيق باعتبارها مشروعًا.
قبل عدة أسابيع من بدء التدقيق، تبدأ فرق الامتثال في جمع الأدلة ومراجعة الوثائق والتحقق من الضوابط والتنسيق مع وحدات الأعمال. والهدف واضح ومباشر: إعداد كمية كافية من المعلومات لتلبية متطلبات المدققين.
ورغم أن هذا النهج قد يبدو عمليًا، إلا أنه يخلق العديد من أوجه عدم الكفاءة.
أولًا، يفرض ضغطًا هائلًا على فرق الامتثال. فبدلًا من التركيز على تحسين الحوكمة، تقضي الفرق وقتها في البحث عن المستندات والتحقق من الأنشطة السابقة.
ثانيًا، يؤدي إلى تعطيل العمليات التشغيلية. فالإدارات التي من المفترض أن تركز على خدمة العملاء أو إدارة العمليات أو تنفيذ المبادرات الاستراتيجية يتم تحويل اهتمامها فجأة إلى التحضير للتدقيق.
ثالثًا، يضيف المزيد من المخاطر. فكلما تأخرت المؤسسة في اكتشاف الأدلة المفقودة أو الأنشطة غير المكتملة، ازدادت صعوبة معالجة تلك المشكلات.
والأهم من ذلك أن هذا النهج يفترض أن الجاهزية للتدقيق تبدأ عندما يبدأ التحضير للتدقيق.
بينما في الواقع، تبدأ الجاهزية للتدقيق منذ اللحظة التي يتم فيها تنفيذ أنشطة الامتثال.
لماذا تواجه المؤسسات صعوبة خلال موسم التدقيق؟
المؤسسات التي تمر بعمليات تدقيق صعبة تواجه عادة التحديات الأساسية نفسها.
قد تختلف الأعراض، لكن الأسباب الجذرية متشابهة بشكل ملحوظ.
الأدلة المتعلقة بالامتثال موزعة في أماكن متعددة
يُعدّ إدارة الأدلة أحد أكثر التحديات شيوعًا.
فالمستندات الداعمة غالبًا ما تكون موزعة عبر مواقع متعددة:
- سلاسل البريد الإلكتروني
- وحدات التخزين المشتركة
- أجهزة الموظفين الشخصية
- مجلدات الإدارات
- الملفات الورقية
- جداول البيانات
وعندما يطلب المدققون أدلة معينة، تضطر فرق الامتثال إلى البحث عن المعلومات من مصادر عديدة.
وتستهلك هذه العملية الكثير من الوقت، وتخلق الإحباط، وتزيد من احتمالية فقدان بعض الوثائق.
لا يتم تتبع أنشطة الامتثال بشكل مستمر
تقوم العديد من المؤسسات بتنفيذ أنشطة الامتثال على مدار العام، لكنها تفشل في تتبعها بشكل منهجي.
ربما تم إجراء مراجعة.
وربما تم اختبار أحد الضوابط.
وربما تم اعتماد أحد الطلبات.
ولكن إذا لم يتم توثيق النشاط بشكل صحيح، يصبح إثبات حدوثه أمرًا صعبًا.
فالمدققون يقيمون الأدلة، وليس الافتراضات.
وقد يؤدي عدم القدرة على إثبات الامتثال إلى ظهور ملاحظات تدقيق حتى عندما تكون الأنشطة قد نُفذت بالفعل.
المسؤوليات غير واضحة
غالبًا ما تتأثر الجاهزية للتدقيق عندما تكون الملكية والمسؤوليات غير محددة بوضوح.
قد تفترض فرق الامتثال أن وحدات الأعمال تحتفظ بالوثائق.
وقد تفترض وحدات الأعمال أن فرق الامتثال هي المسؤولة عن ذلك.
ومع تداخل المسؤوليات، تبدأ الأنشطة الحرجة في السقوط بين الثغرات.
وبحلول الوقت الذي يبدأ فيه التدقيق، يصبح تحديد المسؤوليات أكثر صعوبة بكثير.
الرؤية محدودة
غالبًا ما تكتشف الإدارة مشكلات الامتثال أثناء التدقيق، رغم أنه كان من الممكن اكتشافها قبل أشهر.
ويحدث ذلك لأن المؤسسات تفتقر إلى الرؤية الفورية لتنفيذ الامتثال.
ومن دون المراقبة المستمرة، تصبح نتائج التدقيق أول مؤشر على وجود مشكلة.
نموذج نضج الجاهزية للتدقيق
تمر المؤسسات عادة بخمس مراحل من نضج الجاهزية للتدقيق.
ويساعد فهم هذه المراحل القادة على تقييم الوضع الحالي لمؤسساتهم.
المرحلة الأولى: الجاهزية التفاعلية
لا يبدأ التحضير للتدقيق إلا بعد الإعلان عنه.
يتم جمع الأدلة يدويًا.
المسؤوليات غير واضحة.
ومستويات التوتر مرتفعة.
وتبقى العديد من المؤسسات عالقة في هذه المرحلة لسنوات.
المرحلة الثانية: تنظيم الوثائق
تنشئ المؤسسات مستودعات مركزية للسياسات والأدلة.
ويتحسن مستوى التوثيق.
لكن تتبع التنفيذ يبقى غير متسق.
ولا يزال التحضير للتدقيق يتطلب جهدًا يدويًا كبيرًا.
المرحلة الثالثة: تتبع الامتثال
تبدأ أنشطة الامتثال في أن تُتبع بشكل منهجي.
وتصبح المسؤوليات أكثر وضوحًا.
وتحصل المؤسسات على رؤية أفضل لمعدلات إنجاز المهام.
ويصبح التحضير للتدقيق أكثر قابلية للتنبؤ.
المرحلة الرابعة: المراقبة المستمرة
تطبق المؤسسات آليات مراقبة فورية للامتثال.
ويتم جمع الأدلة على مدار العام.
وتحصل الإدارة على رؤية واضحة لأداء الامتثال.
وتصبح المفاجآت أثناء التدقيق أقل تكرارًا.
المرحلة الخامسة: الجاهزية المستمرة للتدقيق
تصبح الجاهزية للتدقيق جزءًا مدمجًا في العمليات اليومية.
وتتم إدارة أنشطة الامتثال والأدلة والموافقات والمراجعات بشكل مستمر.
وتصبح المؤسسة جاهزة للتدقيق في أي وقت تقريبًا.
وهذا هو الاتجاه الذي تتجه إليه المؤسسات الرائدة بشكل متزايد.
لماذا يغير الامتثال المستمر كل شيء؟
أكبر تحول يحدث اليوم في مجال إدارة الامتثال هو الانتقال نحو الامتثال المستمر.
تركز النماذج التقليدية للامتثال على التحقق الدوري.
أما الامتثال المستمر فيركز على الضمان المستمر.
فبدلًا من السؤال:
"هل يمكننا الاستعداد للتدقيق الشهر القادم؟"
أصبحت المؤسسات تسأل:
"هل يمكننا إثبات الامتثال اليوم؟"
ويؤدي هذا التحول إلى تغيير جذري في طريقة عمل برامج الامتثال.
يتم جمع الأدلة بشكل مستمر.
ويتم تتبع المهام بشكل مستمر.
وتتم مراجعة الضوابط بشكل مستمر.
وتحصل الإدارة على رؤية مستمرة.
ونتيجة لذلك، تصبح عمليات التدقيق مجرد عملية تحقق وتأكيد، وليست مشاريع طارئة.
العلاقة بين الجاهزية للتدقيق وتنفيذ الامتثال
تنظر العديد من المؤسسات إلى التدقيق والامتثال على أنهما نشاطان منفصلان.
لكن الحقيقة أنهما مرتبطان ارتباطًا وثيقًا.
فالجاهزية للتدقيق هي نتيجة مباشرة لتنفيذ الامتثال.
فالمؤسسات التي تنفذ الامتثال بفعالية تحقق عادة أداءً جيدًا أثناء التدقيق.
أما المؤسسات التي تعاني في تنفيذ الامتثال، فعادة ما تواجه تحديات في التدقيق.
ويمكن تلخيص هذه العلاقة من خلال معادلة بسيطة:
تنفيذ قوي للامتثال = جاهزية قوية للتدقيق
عندما يتم تعيين أنشطة الامتثال وتتبعها ومراقبتها وتوثيق أدلتها والإبلاغ عنها بشكل متسق، يصبح التحضير للتدقيق أسهل بكثير.
أما عندما تتم إدارة تلك الأنشطة عبر البريد الإلكتروني وجداول البيانات والمتابعات اليدوية، فإن التحضير للتدقيق يصبح أكثر صعوبة.
الأسس الخمسة للجاهزية المستمرة للتدقيق
ينبغي على المؤسسات التي تسعى لتحسين جاهزيتها للتدقيق أن تركز على خمس قدرات أساسية.
مسؤولية واضحة
يجب أن يكون لكل التزام امتثال مسؤول محدد.
ولا ينبغي أبدًا افتراض المسؤولية.
بل يجب تعيينها بوضوح.
سير عمل منظم
يجب أن تتبع أنشطة الامتثال عمليات قابلة للتكرار تضمن الاتساق بين الإدارات.
جمع الأدلة بشكل مستمر
يجب جمع الأدلة عند حدوث الأنشطة، وليس بعد أشهر.
المراقبة الفورية
يجب على المؤسسات الحفاظ على رؤية مستمرة لأداء الامتثال طوال العام.
التقارير التنفيذية
ينبغي أن تحصل الإدارة العليا على مؤشرات أداء ذات معنى ومؤشرات واضحة حول الجاهزية للتدقيق.
وتشكل هذه القدرات معًا أساسًا مستدامًا للجاهزية للتدقيق.
لماذا أصبحت الجاهزية للتدقيق قضية على مستوى مجلس الإدارة؟
أصبحت مجالس الإدارة والفرق التنفيذية تدرك بشكل متزايد الأهمية الاستراتيجية للجاهزية للتدقيق.
والسبب بسيط.
فنتائج التدقيق غالبًا ما تكشف عن نقاط ضعف تنظيمية أعمق.
وقد تشير الملاحظات المتكررة إلى:
- ضعف المساءلة
- ضعف الحوكمة
- قصور في المراقبة
- عمليات غير فعالة
- التعرض للمخاطر التشغيلية
أما الأداء القوي في التدقيق، فيعكس الانضباط المؤسسي ونضج الحوكمة.
ومع استمرار ارتفاع التوقعات التنظيمية، أصبحت مجالس الإدارة تركز بشكل أكبر على الضمان المستمر بدلًا من مراجعات الامتثال الدورية.
كيف يدعم برنامج الجاهزية للتدقيق برامج الامتثال الحديثة
أصبح برنامج الجاهزية للتدقيق مكونًا أساسيًا في برامج الحوكمة الحديثة.
فبدلًا من التركيز فقط على حفظ الوثائق، تدعم الحلول الحديثة تنفيذ أنشطة الامتثال وإدارتها.
يمكن للمؤسسات:
- تتبع التزامات الامتثال
- تحديد المسؤوليات وتوزيعها
- مراقبة حالة الإنجاز
- جمع الأدلة بصورة مستمرة
- تصعيد الأنشطة المتأخرة
- الاحتفاظ بسجلات تدقيق موثقة
- إعداد تقارير الامتثال
تساعد هذه القدرات المؤسسات على الانتقال من نهج الاستعداد التفاعلي إلى نهج الجاهزية المستمرة.
والأهم من ذلك أنها تقلل من الاضطرابات التشغيلية التي ارتبطت تقليديًا بعمليات التدقيق.
كيف يساعد ديسكس فلو المؤسسات على الحفاظ على الجاهزية المستمرة للتدقيق
لا تواجه معظم المؤسسات صعوبات بسبب نقص السياسات.
بل إنها تواجه التحديات بسبب غياب الرؤية الواضحة لعمليات التنفيذ.
يعالج ديسكس فلو هذا التحدي من خلال مساعدة المؤسسات على تحويل متطلبات الامتثال إلى سير عمل منظم وقابل للتتبع.
وباعتباره منصة للجاهزية للتدقيق وتنفيذ الامتثال، يتيح ديسكس فلو للمؤسسات إدارة أنشطة الامتثال بشكل مستمر بدلاً من إدارتها بشكل دوري فقط.
يمكن توزيع المسؤوليات بوضوح، والاحتفاظ بالأدلة والمستندات في مكان مركزي، ومتابعة التقدم بشكل فوري، كما يمكن للإدارة الحصول على رؤية شاملة لأداء الامتثال في مختلف أقسام المؤسسة.
والنتيجة هي برنامج امتثال أكثر قوة وتجربة تدقيق أقل توتراً وأكثر كفاءة.
الأسئلة الشائعة
ما المقصود بالجاهزية للتدقيق؟
تشير الجاهزية للتدقيق إلى قدرة المؤسسة على إثبات الامتثال وتقديم الأدلة والمستندات اللازمة وتلبية متطلبات التدقيق في أي وقت.
لماذا تواجه المؤسسات صعوبات في تحقيق الجاهزية للتدقيق؟
تشمل الأسباب الشائعة ضعف إدارة الأدلة والمستندات، وعدم وضوح المسؤوليات، والاعتماد على أساليب التتبع اليدوية، وغياب المراقبة المستمرة.
ما هو الامتثال المستمر؟
الامتثال المستمر هو نهج يتم فيه تنفيذ أنشطة الامتثال وجمع الأدلة والمراقبة وإعداد التقارير على مدار العام، بدلاً من الاقتصار على فترات التحضير للتدقيق فقط.
كيف تساعد برامج الجاهزية للتدقيق؟
تساعد برامج الجاهزية للتدقيق المؤسسات على تتبع أنشطة الامتثال، والاحتفاظ بالأدلة والمستندات، ومراقبة التقدم، وتعزيز المساءلة، مع تقليل الجهد اليدوي المطلوب للتحضير لعمليات التدقيق.
الخلاصة
يجب ألا يبدو موسم التدقيق وكأنه حالة طوارئ.
ومع ذلك، لا تزال عمليات التدقيق في العديد من المؤسسات تؤدي إلى جمع المستندات في اللحظات الأخيرة، والمتابعات العاجلة، وضغوط غير ضرورية. ونادراً ما تكون هذه التحديات ناتجة عن المدققين أنفسهم، بل غالباً ما تنتج عن ضعف تنفيذ الامتثال وتشتت إجراءاته وغياب الرؤية الواضحة على مدار العام.
تتعامل المؤسسات التي تحقق أداءً قويًا باستمرار خلال عمليات التدقيق مع الجاهزية بطريقة مختلفة. فهي تحافظ على المساءلة بشكل مستمر. وتجمع الأدلة بشكل مستمر. وتراقب الامتثال بشكل مستمر.
ومع استمرار تطور المتطلبات التنظيمية، ستصبح الجاهزية للتدقيق بصورة متزايدة نتيجة طبيعية للتنفيذ الفعّال للامتثال، وليست مشروعًا مستقلًا بحد ذاته.
المستقبل سيكون للمؤسسات الجاهزة في كل يوم، وليس فقط عند وصول المدققين.
شارك هذا المقال على
