تستثمر معظم المؤسسات وقتًا وموارد كبيرة في إعداد سياسات الامتثال، وتوزيع المسؤوليات، وتطبيق الضوابط التنظيمية. ومع ذلك، لا تزال العديد منها تواجه صعوبة في الإجابة عن سؤال بسيط ولكنه بالغ الأهمية: ما مدى فعالية برنامج الامتثال لدينا؟ فعلى الرغم من أن كل إدارة قد تنجز الأنشطة المتعلقة بها، فإن الإدارة العليا غالبًا ما تفتقر إلى وسيلة موحدة لقياس أداء الامتثال على مستوى المؤسسة بالكامل. وبدون وجود آلية واضحة للقياس، يصبح من الصعب تحديد الفجوات، ومقارنة الأداء بين الإدارات، ومعرفة ما إذا كانت الالتزامات التنظيمية تُنفذ بالشكل المطلوب.

ولم يعد قياس أداء الامتثال يقتصر على احتساب عدد المهام المكتملة أو ملاحظات التدقيق التي تم إغلاقها. فبرامج الامتثال الحديثة تتطلب رؤية مستمرة لمستوى التنفيذ، والمساءلة، والتقدم المحقق في جميع الإدارات. والمؤسسات التي تتمكن من قياس أداء الامتثال بصورة منتظمة تصبح أكثر قدرة على اكتشاف المخاطر مبكرًا، وتحسين الأداء التشغيلي، وتعزيز الحوكمة.

لماذا يمثل قياس أداء الامتثال تحديًا

نادراً ما تكون مسؤوليات الامتثال محصورة في إدارة واحدة فقط. فإدارات الموارد البشرية، والمالية، والعمليات، وتقنية المعلومات، والشؤون القانونية، والمشتريات، وغيرها من إدارات الأعمال تشترك جميعها في تنفيذ الالتزامات التنظيمية. كما قد تعتمد كل إدارة على إجراءات مختلفة، وسجلات مستقلة، وأساليب متباينة في إعداد التقارير. ونتيجة لذلك، تقضي فرق الامتثال وقتًا طويلًا في جمع التحديثات وتوحيد المعلومات قبل إعداد تقارير يمكن الاعتماد عليها.

ويجعل هذا الأسلوب المتفرق من الصعب مقارنة الأداء بين الإدارات أو تحديد المجالات التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام. وقد تتلقى الإدارة العليا تقارير توضح الأنشطة التي تم إنجازها، لكنها غالبًا ما تفتقر إلى رؤية واضحة حول الالتزامات المتأخرة، أو الإجراءات غير المكتملة، أو المشكلات المتكررة في التنفيذ. وبدون وجود معايير موحدة للقياس، يصبح تقييم أداء الامتثال بصورة موضوعية أمرًا بالغ الصعوبة.

ما الذي ينبغي على المؤسسات قياسه

يركز القياس الفعال لأداء الامتثال على جودة التنفيذ أكثر من تركيزه على التوثيق. ولذلك ينبغي للمؤسسات متابعة مجموعة من المؤشرات التي تقدم صورة واضحة عن كيفية تقدم أنشطة الامتثال في مختلف الإدارات. وقد تشمل هذه المؤشرات معدلات إنجاز المهام، والالتزامات المتأخرة، ومستوى تنفيذ الإجراءات التصحيحية، وتأكيد الاطلاع على السياسات، وتوفر الأدلة الداعمة، والمدة الزمنية اللازمة للحصول على الموافقات، بالإضافة إلى أداء الامتثال في كل إدارة.

ويساعد قياس هذه المؤشرات بصورة منتظمة الإدارة على اكتشاف الاتجاهات، وتقييم مستوى المساءلة، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى دعم إضافي أو إجراءات تصحيحية. والأهم من ذلك أنه يحول تقارير الامتثال من مجرد ملخصات تاريخية إلى معلومات تشغيلية تدعم اتخاذ قرارات أكثر دقة وفعالية.

كيف تساعد التكنولوجيا في تحسين قياس أداء الامتثال

تصبح عمليات إعداد التقارير اليدوية أكثر صعوبة مع نمو المؤسسات وتوسع أعمالها. فالمعلومات التي يتم جمعها من جداول البيانات، ورسائل البريد الإلكتروني، والإدارات المختلفة تكون في كثير من الأحيان غير مكتملة أو غير متسقة، كما تتطلب وقتًا طويلًا للتحقق من صحتها. وتساعد برمجيات إدارة الامتثال الحديثة على معالجة هذه المشكلة من خلال توحيد معلومات الامتثال وتوفير تقارير معيارية على مستوى المؤسسة.

وعند دمجها مع برمجيات تنفيذ الامتثال، وبرمجيات تعزيز المساءلة في الامتثال، وبرمجيات المراقبة اللحظية للامتثال، تتمكن المؤسسات من متابعة أداء الامتثال بصورة مستمرة بدلاً من انتظار التقارير الدورية. كما توفر لوحات المعلومات التفاعلية، والمؤشرات اللحظية، وإدارة الأدلة في مكان واحد معلومات دقيقة للإدارة، مع تقليل الوقت والجهد اللازمين لإعداد التقارير.

كيف يساعد ديسكس فلو في قياس أداء الامتثال

يساعد ديسكس فلو المؤسسات على قياس أداء الامتثال من خلال جمع جميع الالتزامات التنظيمية، وسير العمل، وعمليات الموافقة، والوثائق الداعمة داخل منصة مركزية واحدة. وباعتباره حلاً متكاملاً لإدارة الامتثال، وتنفيذ الامتثال، وإدارة عمليات الامتثال، يتيح ديسكس فلو للمؤسسات متابعة أداء الإدارات المختلفة، ورصد الأنشطة المتأخرة، وقياس مستوى المساءلة، وإنشاء لوحات معلومات تنفيذية توفر رؤية لحظية حول مستوى تنفيذ الامتثال.

ومن خلال توفير قياس موحد لأداء الامتثال في جميع الإدارات، تستطيع الإدارة اتخاذ قرارات أكثر دقة، واكتشاف فجوات الأداء في وقت مبكر، والعمل باستمرار على تحسين فعالية برنامج الامتثال داخل المؤسسة.

الخلاصة

لا تستطيع المؤسسات تحسين ما لا تستطيع قياسه. ولذلك فإن برنامج الامتثال الفعال لا يعتمد فقط على وجود السياسات والإجراءات، بل يحتاج أيضًا إلى مؤشرات أداء واضحة توضح مدى كفاءة تنفيذ أنشطة الامتثال في مختلف أنحاء المؤسسة. ومن خلال قياس أداء الامتثال بصورة منتظمة، والاستفادة من برمجيات إدارة الامتثال الحديثة لتوفير رؤية لحظية، تستطيع المؤسسات تعزيز المساءلة، وتحسين الحوكمة، وتقليل المخاطر التنظيمية، وبناء منظومة امتثال أكثر نضجًا ومرونة واستدامة.