اسأل معظم المتخصصين في الامتثال عن كيفية قضاء وقتهم، وغالبًا ما تكون الإجابة مفاجئة، فبدلًا من التركيز على إدارة المخاطر، وتحليل المتطلبات التنظيمية، وتحسين السياسات، أو مبادرات الحوكمة، تقضي العديد من فرق الامتثال جزءًا كبيرًا من يومها في متابعة المهام، وطلب التحديثات، وجمع الأدلة، وتذكير الأفراد بالالتزامات المتأخرة

ولا تكمن المشكلة في أن المؤسسات تفتقر إلى عمليات الامتثال، بل تكمن في أن العديد من أنشطة الامتثال لا تزال تُدار من خلال رسائل البريد الإلكتروني، والجداول الإلكترونية، والاجتماعات، والمتابعات اليدوية، ومع زيادة التزامات الامتثال تصبح هذه الأساليب أكثر صعوبة في الإدارة، وتتحول فرق الامتثال تدريجيًا إلى منسقين للمهام بدلًا من كونهم متخصصين في الامتثال

ويؤدي هذا التحدي إلى خلق أعباء عمل غير ضرورية، وتقليل مستوى الرؤية، والحد من الوقت المتاح للأنشطة ذات القيمة الأعلى في مجال الامتثال

فخ متابعة الامتثال

تعمل العديد من المؤسسات ضمن ما يمكن وصفه بفخ متابعة الامتثال، حيث يتم إسناد مهمة امتثال، ثم إرسال تذكير، وبعد ذلك ينتظر فريق الامتثال الرد، وإذا ظلت المهمة غير مكتملة يتم إرسال تذكير آخر، وتستمر هذه الدورة حتى يتم إنجاز النشاط في نهاية المطاف

وقد ينجح هذا النهج عند التعامل مع عدد محدود من الالتزامات، لكنه يصبح صعب الاستمرار مع زيادة متطلبات الامتثال، إذ يصبح فريق الامتثال مسؤولًا عن دفع كل نشاط إلى الأمام، مما يخلق عملية تعتمد بشكل كبير على التدخل اليدوي

والنتيجة هي وظيفة امتثال تقضي وقتًا أطول في إدارة المهام مقارنة بإدارة المخاطر

لماذا تؤدي المتابعات اليدوية إلى زيادة المخاطر

لا تكمن أكبر مشكلة في المتابعات اليدوية في عدم الكفاءة فقط، بل في غياب الرؤية الواضحة الذي تسببه

فعندما تعتمد إدارة المهام على رسائل البريد الإلكتروني والتذكيرات، غالبًا ما تمتلك الإدارة رؤية محدودة حول الالتزامات المتأخرة، والإدارات المتعثرة، والمجالات التي توجد فيها فجوات في المساءلة، وقد تبقى أنشطة مهمة غير مكتملة لفترات طويلة دون أن تجذب الانتباه

ويؤدي ذلك إلى مخاطر في التنفيذ، فقد تكون التزامات الامتثال موجودة على الورق، ولكن لا توجد وسيلة موثوقة للتحقق مما إذا كانت تسير وفق المطلوب

ومع مرور الوقت، يمكن أن تساهم هذه التأخيرات في ظهور نتائج تدقيق، وملاحظات تنظيمية، ومخاوف تتعلق بالحوكمة

التحول نحو الامتثال القائم على المساءلة

تقوم المؤسسات الرائدة بتغيير الطريقة التي تدير بها أنشطة الامتثال، فبدلًا من الاعتماد على فرق الامتثال لمتابعة كل التزام يدويًا، تعمل على بناء المساءلة بشكل مباشر داخل عملية الامتثال

يتم تحديد المسؤوليات بوضوح، وتتبع التقدم، وإظهار الأنشطة المتأخرة، وتنفيذ عمليات التصعيد تلقائيًا عند تجاوز المواعيد النهائية

ويسمح هذا النهج لمتخصصي الامتثال بالتركيز على الرقابة وإدارة المخاطر بدلًا من التنسيق الإداري

والأهم من ذلك أنه يخلق ثقافة أقوى من المساءلة في جميع أنحاء المؤسسة

كيف تساعد التقنية في تقليل الأعمال الإدارية للامتثال

تساعد برامج إدارة الامتثال وبرامج أتمتة مسارات عمل الامتثال الحديثة المؤسسات على تقليل عبء المتابعات اليدوية من خلال إنشاء مسارات عمل منظمة حول أنشطة الامتثال

حيث يمكن إسناد المهام إلى مسؤولين محددين، ومراقبة المواعيد النهائية تلقائيًا، والاحتفاظ بالأدلة في موقع مركزي، ومنح الإدارة رؤية واضحة لأداء الامتثال عبر مختلف الإدارات

وبدلًا من الاعتماد على التذكيرات الفردية وطلبات تحديث الحالة، تستطيع المؤسسات إنشاء عمليات قابلة للتكرار تدعم تنفيذ الامتثال على نطاق واسع

ويؤدي ذلك إلى تحسين الكفاءة مع تعزيز الحوكمة والرقابة

كيف يساعد ديسكوس فلو فرق الامتثال على التركيز على ما هو مهم

يساعد ديسكوس فلو المؤسسات على تجاوز التنسيق اليدوي لأنشطة الامتثال من خلال توفير مسارات عمل منظمة، ومساءلة واضحة، ومراقبة مستمرة، ورؤية شاملة ضمن منصة موحدة لعمليات الامتثال

وبصفته حلًا لإدارة الامتثال وتنفيذ الامتثال، يتيح ديسكوس فلو للمؤسسات تتبع الالتزامات، وتحديد المسؤوليات، ومراقبة التقدم، وتقليل الاعتماد على المتابعات اليدوية، مما يسمح لفرق الامتثال بقضاء وقت أقل في ملاحقة التحديثات ووقت أكبر في التركيز على إدارة المخاطر، والحوكمة، والتحسين المستمر

الخلاصة

تقدم فرق الامتثال أعلى قيمة عندما تركز على إدارة المخاطر بدلًا من إدارة التذكيرات، ومع ذلك لا تزال العديد من المؤسسات تعتمد على عمليات تتطلب متابعة وتنسيقًا مستمرين للحفاظ على سير أنشطة الامتثال

والمؤسسات التي تعمل على تحسين المساءلة، والرؤية الواضحة، وتنفيذ الامتثال تستطيع تقليل الجهد الإداري بشكل كبير مع تعزيز نتائج الحوكمة، ومع استمرار نمو التزامات الامتثال، أصبح تجاوز أسلوب المتابعات اليدوية أمرًا أساسيًا لبناء برنامج امتثال فعال وقابل للتوسع