تجمع شركة الاتصالات بين أجزاء من الأعمال تعمل بطرق مختلفة للغاية. فقد تعمل فرق الشبكات والتكنولوجيا من خلال عمليات تقنية، بينما تركز الفرق التجارية على العملاء والنمو، وتتولى المشتريات إدارة العلاقات الخارجية، في حين تتبع المالية، والموارد البشرية، والمخاطر، والشؤون القانونية، وغيرها من الوظائف المؤسسية إجراءاتها التشغيلية الخاصة. ويجب أن تعمل أنشطة الامتثال عبر هذا المزيج من الوظائف. وتكمن الصعوبة في الحفاظ على ترابط المسؤوليات عندما تكون لدى الأشخاص المعنيين أولويات وأنظمة وطرق عمل مختلفة.
تجمع شركة الاتصالات بين أجزاء من الأعمال تعمل بطرق مختلفة للغاية. فقد تعمل فرق الشبكات والتكنولوجيا من خلال عمليات تقنية، بينما تركز الفرق التجارية على العملاء والنمو، وتتولى المشتريات إدارة العلاقات الخارجية، في حين تتبع المالية، والموارد البشرية، والمخاطر، والشؤون القانونية، وغيرها من الوظائف المؤسسية إجراءاتها التشغيلية الخاصة.
ويجب أن تعمل أنشطة الامتثال عبر هذا المزيج من الوظائف. وتكمن الصعوبة في الحفاظ على ترابط المسؤوليات عندما تكون لدى الأشخاص المعنيين أولويات وأنظمة وطرق عمل مختلفة.
يمكن أن توفر برمجيات إدارة الامتثال لشركات الاتصالات في المملكة العربية السعودية بيئة مشتركة لأنشطة الامتثال المحددة، مما يسمح للوظائف المختلفة بالاحتفاظ بمسؤوليتها عن أعمالها، مع منح فرق الامتثال والإدارة رؤية أوضح للتقدم.
تنظر الفرق المختلفة إلى الامتثال بطرق مختلفة
بالنسبة لفريق الامتثال، قد يكون النشاط جزءًا من برنامج مؤسسي أوسع. أما بالنسبة للموظف المسؤول عن إكماله، فقد يكون مجرد إجراء واحد ضمن العديد من المسؤوليات التشغيلية.
وهذا الاختلاف مهم. فالنظام المصمم فقط حول احتياجات وظيفة الامتثال المركزية قد يخلق عملًا إداريًا غير ضروري للأشخاص الذين ينفذون الأنشطة فعليًا.
ويتمثل النهج الأكثر عملية في منح كل شخص مسؤول رؤية واضحة لما يتطلب اتخاذ إجراء من جانبه، مع السماح لفرق الامتثال برؤية الوضع الأوسع. ويمكن أن تساعد إدارة مهام الامتثال على ربط الأنشطة الفردية بالمسؤولين عنها، وحالتها، والمعلومات الداعمة، والمتابعة، دون مطالبة كل مستخدم بالتعامل مع بيئة الامتثال بأكملها.
غالبًا ما تنخفض الرؤية عند انتقال العمل بين الوظائف
يمكن إكمال بعض الأنشطة داخل إدارة واحدة. بينما قد تتطلب أنشطة أخرى معلومات أو إجراءات من عدة وظائف قبل اكتمالها.
قد يكمل فريق التكنولوجيا الجزء الخاص به ثم يرسل النشاط للمراجعة. وقد تحتاج المشتريات إلى مدخلات من وظيفة أخرى. وقد ينتظر فريق مؤسسي معلومات داعمة قبل أن يتمكن من الاستمرار.
وعندما تتم عمليات الانتقال هذه عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل، فقد يصبح من الصعب معرفة مكان النشاط حاليًا. ويمكن لمسارات العمل المنظمة أن تجعل هذه الانتقالات أكثر وضوحًا من خلال إظهار المرحلة الحالية، والمسؤول، والإجراء المعلق.
ويؤدي ذلك إلى إنشاء استمرارية بين الفرق دون الإيحاء بأن كل نشاط يحتاج إلى اتباع العملية نفسها.
يحتاج الموعد النهائي إلى سياق وليس مجرد تاريخ
يوضح التاريخ الموجود في جدول البيانات للمستخدم الموعد المتوقع لإتمام شيء ما. لكنه لا يوضح بالضرورة ما إذا كان العمل قد بدأ، أو ما إذا كان يجب على شخص آخر اتخاذ إجراء أولًا، أو ما إذا كانت المراجعة لا تزال معلقة.
يصبح تتبع المواعيد النهائية للامتثال أكثر فائدة عندما يظل التاريخ مرتبطًا بالنشاط الأوسع. ويمكن للمسؤولين، والحالة، والتذكيرات، والمعلومات الداعمة، والتصعيد توفير السياق اللازم لفهم سبب بقاء النشاط مفتوحًا.
وبالنسبة للأنشطة المتكررة التي تحددها المؤسسة، يمكن للهيكل نفسه أن يساعد على الحفاظ على الاستمرارية بين الدورات. ويمكن للفرق رؤية العمل باعتباره عملية مستمرة بدلًا من إنشاء أدوات تتبع منفصلة بشكل متكرر للأنشطة التي تعود بمرور الوقت.
ينبغي أن تنتقل المعلومات الداعمة مع النشاط
عندما تساهم عدة وظائف في نشاط واحد، يمكن بسهولة أن تنفصل المستندات وغيرها من السجلات الداعمة عن العمل المرتبط بها. فقد يكون أحد البنود في رسالة بريد إلكتروني، وآخر في مجلد مشترك، بينما تظل التعليقات أو المراجعات في مكان آخر.
يمكن أن تساعد إدارة أدلة الامتثال على إبقاء المعلومات الداعمة مرتبطة بالنشاط ذي الصلة. ومع اتخاذ المسؤولين للإجراءات، وإضافة المعلومات، وإجراء المراجعات، يمكن أن يتطور السجل بالتوازي مع العمل نفسه.
ويسهم ذلك أيضًا في إنشاء سجل تدقيق للامتثال أكثر وضوحًا، مما يسمح للمستخدمين المخولين بفهم كيفية تقدم النشاط بدلًا من رؤية حالته النهائية فقط. ويمكن للبرمجيات تنظيم هذه المعلومات، لكنها لا تحدد ما إذا كانت أدلة معينة كافية من الناحية القانونية أو التنظيمية.
ينبغي لفرق الامتثال أن تتمكن من التركيز على ما يحتاج إلى الاهتمام
في بيئة تشغيلية كبيرة، نادرًا ما تكون مراجعة كل نشاط بشكل فردي أفضل استخدام لوقت فريق الامتثال. فقد تتقدم العديد من البنود بشكل طبيعي ولا تتطلب أي تدخل.
يمكن أن تساعد مراقبة الامتثال على فصل التقدم المعتاد عن الحالات الاستثنائية، مثل الأنشطة المتأخرة، والمراجعات المعلقة، والمعلومات الداعمة المفقودة، أو البنود التي تتطلب التصعيد. وهذا يسمح للفرق بقضاء وقت أكبر على المجالات التي تحتاج إلى الاهتمام بدلًا من مراجعة الأعمال التي تتقدم بالفعل بشكل متكرر.
ويمكن للوحات المعلومات وتقارير الامتثال أن توفر للإدارة رؤية أوسع، مما يساعدها على فهم التقدم والحالات الاستثنائية عبر الوظائف ذات الصلة دون الحاجة إلى مراجعة كل سجل بشكل فردي.
قد تحتاج الأنشطة الداخلية والخارجية إلى معاملة مختلفة
قد تدير شركات الاتصالات في المملكة العربية السعودية المتطلبات التنظيمية الخارجية التي تحددها المؤسسة إلى جانب السياسات الداخلية، والضوابط، والموافقات، وعمليات الحوكمة، والأنشطة المتكررة.
ولا يحتاج النظام إلى التعامل مع هذه الأنشطة باعتبارها متطابقة. إذ يمكن أن تحتفظ إدارة الامتثال التنظيمي بمسارات العمل، والمسؤولين، والأدلة، والمراجعات المناسبة للمتطلبات الخارجية المحددة، بينما يمكن أن تدعم إدارة الامتثال الداخلي الأنشطة التي تحددها المؤسسة من خلال عملياتها الخاصة.
وتتمثل ميزة البيئة المشتركة في توفير الرؤية عبر كلا المجالين. وتوفر البرمجيات هيكلًا للأنشطة التي حددتها المؤسسة، بينما يظل تحديد مدى انطباق المتطلبات التنظيمية، وتفسيرها، واتخاذ قرارات الامتثال مسؤولية الأشخاص المناسبين.
ما الذي ينبغي لشركات الاتصالات البحث عنه في برمجيات الامتثال؟
عند تقييم برمجيات الامتثال لشركات الاتصالات في المملكة العربية السعودية، يمكن للشركات النظر في مدى سهولة استخدام النظام عبر فرق ذات مسؤوليات تشغيلية مختلفة للغاية.
وعند مقارنة برمجيات الامتثال لشركات الاتصالات، ينبغي للمنصة أن تسهّل على المسؤولين الأفراد فهم ما يتطلب اهتمامهم، مع منح فرق الامتثال رؤية كافية لمراقبة التقدم. ويمكن لإمكانات مثل تحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأنشطة المتكررة، ومسارات العمل القابلة للتهيئة، والتذكيرات، وإدارة الأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير، وسجل الأنشطة أن تدعم هذا التوازن.
كما يمكن للشركات النظر في صلاحيات المستخدمين، وخيارات النشر، واحتياجات التكامل، ومتطلبات أمن المعلومات، ومدى التوافق مع بيئتها التقنية الحالية. ويتمثل الهدف العملي في ربط أنشطة الامتثال عبر المؤسسة دون إنشاء عملية معقدة أخرى يتعين على الفرق التشغيلية إدارتها.
أين يأتي دور ديسكس فلو؟
يوفر ديسكس فلو بيئة منظمة لإدارة أنشطة الامتثال التنظيمي والداخلي. ويمكن لشركات الاتصالات استخدامه لإدارة المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأنشطة المتكررة، والتذكيرات، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة، والرؤية الإدارية عبر الفرق المسؤولة.
ويسمح ذلك للوظائف الفردية بالبقاء مسؤولة عن أعمالها، بينما تحتفظ فرق الامتثال برؤية أوسع للأنشطة عبر المؤسسة. ولا يحدد ديسكس فلو مدى انطباق المتطلبات التنظيمية، ولا يفسر المتطلبات، ولا يقرر ما إذا كانت الأدلة كافية من الناحية القانونية أو التنظيمية، ولا يضمن الامتثال، ولا يحل محل الحكم المهني، أو الضوابط الداخلية، أو الموظفين المسؤولين، أو الرقابة الإدارية.
ربط الامتثال عبر فرق مختلفة للغاية
لا يتمثل التحدي أمام شركة الاتصالات في مجرد جمع معلومات الامتثال في مكان واحد. بل يجب أن يعمل النظام أيضًا لصالح أشخاص قد تختلف مسؤولياتهم اليومية اختلافًا كبيرًا عن بعضهم البعض.
يمكن أن توفر برمجيات إدارة الامتثال هيكلًا مشتركًا مع السماح للوظائف التقنية، والتجارية، والتشغيلية، والمؤسسية بمواصلة تحمل مسؤولية أنشطتها الخاصة. ويمكن للمسؤولين التركيز على الإجراءات ذات الصلة بهم، بينما تراقب فرق الامتثال الحالات الاستثنائية والتقدم، وتحصل الإدارة على رؤية أوسع دون إعادة بناء المعلومات من مصادر منفصلة.
وبالنسبة لشركات الاتصالات في المملكة العربية السعودية، يمكن لهذا الربط بين المسؤولية الفردية والرؤية المؤسسية الأوسع أن يجعل تنسيق أنشطة الامتثال أسهل دون سحب المساءلة من الفرق التي تنفذ العمل.
الأسئلة الشائعة
كيف يمكن لبرمجيات الامتثال العمل عبر الفرق التقنية والمؤسسية في شركة الاتصالات؟
يمكن للنظام المشترك أن يمنح كل فريق إمكانية الوصول إلى الأنشطة والمسؤوليات ذات الصلة به، مع السماح للمستخدمين المخولين في فرق الامتثال والإدارة بالحفاظ على رؤية مؤسسية أوسع.
ماذا يحدث عندما يحتاج نشاط الامتثال إلى مدخلات من عدة إدارات؟
يمكن لمسارات العمل التي تم إعدادها أن تساعد على الحفاظ على وضوح المرحلة الحالية، والمسؤول، والمعلومات الداعمة، والمراجعات، والإجراء التالي أثناء انتقال العمل بين الفرق.
هل يمكن لشركات الاتصالات إدارة أنشطة الامتثال الداخلية والخارجية المحددة ضمن النظام نفسه؟
نعم. يمكن للأنشطة المختلفة الاحتفاظ بمسارات العمل والمسؤوليات التي تحددها المؤسسة، مع مراقبتها من خلال بيئة مشتركة. ويظل تفسير المتطلبات التنظيمية واتخاذ قرارات الامتثال مسؤولية الأشخاص المناسبين.
شارك هذا المقال على
