غالبًا ما يكون لدى شركات التصنيع أعمال امتثال تتحرك عبر عدة أجزاء من المؤسسة في الوقت نفسه. فقد تعمل فرق الإنتاج على إكمال نشاط معين، بينما تكون المشتريات، أو الجودة، أو الصيانة، أو الموارد البشرية، أو المالية، أو وظيفة أخرى مسؤولة عن نشاط مختلف تمامًا. ومع زيادة عدد الأنشطة، قد يتحول جزء كبير من الجهد الإداري نحو التنسيق. إذ تحتاج الفرق إلى تذكر الأعمال المتكررة، ومتابعة التحديثات، وتحديد التأخيرات، وجمع السجلات الداعمة، وتحديد الأنشطة التي تنتظر المراجعة...
غالبًا ما يكون لدى شركات التصنيع أعمال امتثال تتحرك عبر عدة أجزاء من المؤسسة في الوقت نفسه. فقد تعمل فرق الإنتاج على إكمال نشاط معين، بينما تكون المشتريات، أو الجودة، أو الصيانة، أو الموارد البشرية، أو المالية، أو وظيفة أخرى مسؤولة عن نشاط مختلف تمامًا.
ومع زيادة عدد الأنشطة، قد يتحول جزء كبير من الجهد الإداري نحو التنسيق. إذ تحتاج الفرق إلى تذكر الأعمال المتكررة، ومتابعة التحديثات، وتحديد التأخيرات، وجمع السجلات الداعمة، وتحديد الأنشطة التي تنتظر المراجعة.
يمكن أن تساعد برمجيات أتمتة الامتثال لشركات التصنيع في المملكة العربية السعودية على تقليل هذا التنسيق اليدوي من خلال تحويل عمليات الامتثال التي تحددها المؤسسة إلى مسارات عمل منظمة تتضمن التذكيرات، والأنشطة المتكررة، والمراجعات، والتصعيد، والأدلة، والمراقبة.
أين تتراكم أعمال الامتثال اليدوية؟
ليست كل أنشطة الامتثال معقدة. وغالبًا ما تكمن الصعوبة في إدارة العديد من الأنشطة في الوقت نفسه.
قد تكون مسؤوليات شركة التصنيع موزعة عبر منشآت الإنتاج، والإدارات التشغيلية، وفرق الجودة، ووظائف المشتريات، والمستودعات، والإدارة.
وإذا كان كل فريق يحتفظ بجدول البيانات الخاص به أو يتواصل بشأن التقدم من خلال البريد الإلكتروني، فسيتعين في النهاية على شخص ما جمع هذه التحديثات معًا.
وقد يعني ذلك التحقق مما إذا كان العمل قد بدأ، وطلب المعلومات المفقودة، وتذكير الأشخاص بالمواعيد التي تقترب، وتحديث تقارير الحالة يدويًا.
وهنا يمكن أن تكون برمجيات أتمتة الامتثال مفيدة. إذ يمكنها أتمتة أجزاء من عملية التنسيق مع إبقاء المسؤولية الأساسية والقرارات لدى الموظفين المناسبين.
تعمل الأتمتة بشكل أفضل مع العمليات القابلة للتكرار
تُعد الأنشطة المتكررة مجالًا طبيعيًا للأتمتة لأن الخطوات الإدارية المرتبطة بها قد تكون متكررة.
وبدلًا من إعادة إنشاء نشاط يدويًا في كل مرة يحين موعده، يمكن للمؤسسة إعداد مسار عمل متكرر وفقًا لجدولها الخاص.
وقد تتضمن العملية إسناد المسؤولية، وإطلاق التذكيرات، وجمع المعلومات الداعمة، ونقل النشاط للمراجعة، وتصعيده عند الضرورة.
يمكن أن تجعل مسارات عمل الامتثال المؤتمتة هذه الخطوات أكثر اتساقًا وتقلل الاعتماد على تذكر الأفراد لكل متابعة.
ومع ذلك، يعتمد مسار العمل على العملية التي تقوم المؤسسة بإعدادها. ولا تحدد الأتمتة المتطلبات التنظيمية التي تنطبق على المؤسسة، ولا تقرر ما إذا كانت المؤسسة ممتثلة.
تقليل عبء المتابعة
قد تقضي فرق الامتثال وقتًا كبيرًا في ملاحقة المعلومات بدلًا من مراجعتها.
فقد يتطلب الموعد النهائي الذي يقترب إرسال رسالة بريد إلكتروني. وقد يتطلب تجاوز الموعد متابعة أخرى. وقد تتطلب المراجعة المعلقة أن يتواصل شخص ما مع المراجع. وقد تحتاج الإدارة بعد ذلك إلى تحديث منفصل يوضح ما لا يزال غير مكتمل.
يمكن أن تساعد أتمتة مسارات عمل الامتثال على إدارة بعض هذه الإجراءات الإدارية من خلال التذكيرات والتصعيد المؤتمت.
ولا يؤدي ذلك إلى إزالة المساءلة عن الموظفين. بل يمكن أن يجعل المسؤوليات والأعمال المعلقة أكثر وضوحًا، بحيث تتمكن فرق الامتثال من تركيز اهتمامها على الحالات الاستثنائية والمسائل التي تتطلب مراجعة بشرية.
ربط الأتمتة بالأدلة
إن أتمتة التذكيرات دون ربطها بالنشاط الأساسي لا تحل سوى جزء من المشكلة.
قد تنتج أنشطة الامتثال في شركات التصنيع مستندات، أو تعليقات، أو موافقات، أو مراجعات، أو غيرها من السجلات الداعمة. وإذا ظلت هذه السجلات موزعة عبر صناديق البريد والمجلدات، فقد تظل الفرق بحاجة إلى إعادة بناء السجل لاحقًا.
يمكن للنظام المنظم الاحتفاظ بالأدلة إلى جانب النشاط الذي تدعمه، مما يساعد على إنشاء سجل تدقيق للامتثال أكثر اكتمالًا.
ويمكن أن يجعل ذلك من الأسهل معرفة متى انتقل النشاط عبر المراحل المختلفة، وما المعلومات التي تمت إضافتها، وأين قد تظل هناك حاجة إلى مزيد من الإجراءات.
ويمكن للبرمجيات تنظيم هذه المعلومات، لكنها لا تحدد ما إذا كانت أدلة معينة كافية من الناحية القانونية أو التنظيمية.
استخدام الأتمتة لتحديد الحالات الاستثنائية
تتمثل إحدى فوائد الأتمتة في أن الفرق لا تحتاج بالضرورة إلى التعامل مع كل نشاط باعتباره متساويًا في درجة الاستعجال.
وعندما تتحرك العمليات الروتينية عبر مسارات العمل التي تم إعدادها، يمكن أن تركز مراقبة الامتثال الانتباه على الحالات الاستثنائية مثل الأعمال المتأخرة، والمراجعات المعلقة، والمعلومات المفقودة، أو الأنشطة التي تتطلب التصعيد.
وهذا يغير دور أداة التتبع.
فبدلًا من أن تكون مجرد قائمة يتعين على شخص ما فحصها باستمرار، يمكن للنظام أن يساعد على إظهار المجالات التي تتطلب الاهتمام.
ويمكن للوحات المعلومات وتقارير الامتثال بعد ذلك أن توفر للإدارة رؤية أوسع للتقدم عبر مواقع التصنيع، أو الإدارات، أو الفرق المسؤولة.
ما الذي ينبغي للمصنعين البحث عنه في برمجيات أتمتة الامتثال؟
عند تقييم برمجيات الامتثال لشركات التصنيع في المملكة العربية السعودية، يمكن للمؤسسات النظر إلى ما هو أبعد من مجرد قدرة المنصة على إرسال التذكيرات.
وقد تشمل الأتمتة المفيدة الأنشطة المتكررة، ومسارات العمل القابلة للتهيئة، والإشعارات، والمراجعات، والتصعيد، والرؤية حول المواعيد النهائية، وإدارة الأدلة، والمراقبة، وإعداد التقارير.
كما يمكن للمصنعين النظر فيما إذا كانت المنشآت أو الإدارات المختلفة قادرة على الاحتفاظ بالمسؤوليات ومسارات العمل المناسبة لها، بينما تحتفظ الإدارة برؤية مركزية.
وقد تشكل الاعتبارات التقنية، مثل صلاحيات المستخدمين، وخيارات النشر، واحتياجات التكامل، ومتطلبات أمن المعلومات، ومدى التوافق مع الأنظمة الحالية، جزءًا من عملية التقييم أيضًا.
ويتمثل هدف أتمتة إدارة الامتثال في تقليل الأعمال الإدارية التي يمكن تجنبها دون أتمتة القرارات التي لا تزال تتطلب تدخل الأشخاص.
أين يمكن لديسكس فلو دعم العملية؟
يوفر ديسكس فلو بيئة منظمة لإدارة أنشطة الامتثال التنظيمي والداخلي.
ويمكن لشركات التصنيع استخدامه لتنظيم المسؤوليات، والأنشطة المتكررة، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة، والرؤية الإدارية. ويمكن أن تساعد هذه الإمكانات الفرق على تنسيق أعمال الامتثال التي كانت ستتطلب بخلاف ذلك متابعة يدوية متكررة.
ولا يحدد ديسكس فلو المتطلبات التي تنطبق على المؤسسة، ولا يفسر المتطلبات التنظيمية، ولا يتخذ قرارات الامتثال، ولا يضمن الامتثال. ويظل الحكم المهني، والضوابط الداخلية، والموظفون المسؤولون، والرقابة الإدارية عناصر أساسية.
ينبغي للأتمتة أن تدعم التنفيذ لا أن تحل محل الحكم المهني
إن أقوى استخدام لـ برمجيات أتمتة الامتثال ليس أتمتة الامتثال نفسه، بل أتمتة التنسيق المتكرر المحيط بأعمال الامتثال.
وبالنسبة لشركات التصنيع، يمكن أن يعني ذلك عددًا أقل من التذكيرات التي يتم إنشاؤها يدويًا، ورؤية أوضح للأنشطة المتأخرة، وعمليات متكررة أكثر تنظيمًا، ووقتًا أقل يُقضى في جمع التحديثات من أدوات تتبع منفصلة.
وفي المملكة العربية السعودية، يمكن للمصنعين استخدام تقنيات الامتثال لإدارة المتطلبات الخارجية التي تحددها المؤسسة إلى جانب السياسات والضوابط والأنشطة المتكررة الداخلية.
وتظل القرارات الأساسية من مسؤولية المؤسسة. وتوفر الأتمتة ببساطة طريقة أكثر تنظيمًا للحفاظ على استمرار سير العمل.
الأسئلة الشائعة
ما هي برمجيات أتمتة الامتثال لشركات التصنيع في المملكة العربية السعودية؟
تساعد شركات التصنيع على أتمتة مسارات عمل الامتثال التي تحددها المؤسسة، بما في ذلك الأنشطة المتكررة، والتذكيرات، والمراجعات، والتصعيد، وجمع الأدلة، والمراقبة، وإعداد التقارير.
ما أنواع أنشطة مسارات عمل الامتثال التي يمكن للبرمجيات المساعدة في أتمتتها؟
يمكن دعم الخطوات الإدارية القابلة للتكرار، مثل إنشاء المهام، والتذكيرات، ومسارات العمل المتكررة، والمراجعات، والتصعيد، من خلال الأتمتة، بينما تظل القرارات والمساءلة لدى الفرق المسؤولة.
هل تجعل برمجيات أتمتة الامتثال شركة التصنيع ممتثلة تلقائيًا؟
لا. يمكن للأتمتة تنسيق العمليات التي تم إعدادها وتحسين الرؤية، لكنها لا تحدد مدى انطباق المتطلبات التنظيمية، ولا تفسر المتطلبات، ولا تضمن الامتثال، ولا تحل محل الحكم المهني.
شارك هذا المقال على
