غالبًا ما تدير المؤسسات المالية مجموعة واسعة من الالتزامات الخارجية إلى جانب السياسات والضوابط والموافقات والمراجعات والأنشطة المتكررة الداخلية. وقد تتوزع مسؤولية هذه الأنشطة بين إدارات الامتثال، والمخاطر، والعمليات، والشؤون المالية، والتكنولوجيا، وأمن المعلومات، والشؤون القانونية، وغيرها من الوظائف. ويؤدي ذلك إلى تحدٍ تشغيلي. فتحديد المتطلب ليس سوى البداية. إذ تحتاج المؤسسات أيضًا إلى إسناد المسؤوليات، وإدارة المواعيد النهائية، والاحتفاظ بالأدلة، ومراقبة الإنجاز، وتصعيد المسائل عند الاقتضاء، وتوفير معلومات مفيدة للإدارة...
غالبًا ما تدير المؤسسات المالية مجموعة واسعة من الالتزامات الخارجية إلى جانب السياسات والضوابط والموافقات والمراجعات والأنشطة المتكررة الداخلية. وقد تتوزع مسؤولية هذه الأنشطة بين إدارات الامتثال، والمخاطر، والعمليات، والشؤون المالية، والتكنولوجيا، وأمن المعلومات، والشؤون القانونية، وغيرها من الوظائف.
ويؤدي ذلك إلى تحدٍ تشغيلي. فتحديد المتطلب ليس سوى البداية. إذ تحتاج المؤسسات أيضًا إلى إسناد المسؤوليات، وإدارة المواعيد النهائية، والاحتفاظ بالأدلة، ومراقبة الإنجاز، وتصعيد المسائل عند الاقتضاء، وتوفير معلومات مفيدة للإدارة.
ومع زيادة هذه الأنشطة، يمكن أن توفر برمجيات الامتثال للمؤسسات المالية هيكلًا منظمًا لكيفية تنسيق مسؤوليات الامتثال ومراقبتها.
لماذا يختلف الامتثال بين المؤسسات المالية
يمكن أن تشمل المؤسسات المالية البنوك، وشركات التأمين، وشركات الاستثمار، وشركات التمويل، وغيرها من المؤسسات التي تقدم خدمات مالية. وقد تختلف نماذجها التشغيلية وهياكل الامتثال لديها بشكل كبير وفقًا لأنشطتها، وهياكلها التنظيمية، والجهات التي تعمل ضمن نطاقها، والتزاماتها الخارجية.
فعلى سبيل المثال، قد تكون لدى البنوك هياكل تشغيلية وعمليات امتثال تختلف عن تلك الموجودة لدى شركات التأمين أو شركات الاستثمار. وحتى المؤسسات التي تعمل ضمن القطاع نفسه قد تنظم المسؤوليات بطرق مختلفة.
وعلى المستوى الداخلي، يمكن أن يزداد التعقيد أيضًا مع توزيع الأنشطة عبر الإدارات، ووحدات الأعمال، والفروع، أو الشركات التابعة.
وقد يتولى فريق الامتثال الإشراف على الالتزامات التنظيمية، بينما تشمل الأنشطة المرتبطة بها عدة وظائف أخرى. كما يمكن للسياسات والضوابط الداخلية أن تنشئ مسؤوليات إضافية عبر الفرق نفسها.
ومن دون تنسيق واضح، قد يقضي موظفو الامتثال وقتًا كبيرًا في طلب التحديثات، والتحقق من المواعيد النهائية، والبحث عن الأدلة، وتحديد ما إذا كانت الأنشطة المعلقة قد تمت معالجتها.
الحفاظ على وضوح المسؤوليات بين الفرق المختلفة
يمكن لسجل الامتثال أن يوضح ما يحتاج إلى الاهتمام، لكنه لا يوضح بالضرورة كيفية تقدم العمل عبر المؤسسة.
فقد يتضمن النشاط موظفًا واحدًا بصفته المسؤول عنه، وفريقًا آخر يقدم المعلومات الداعمة، ومديرًا أو مختصًا بالامتثال يتولى إجراء المراجعة. وإذا تمت هذه التفاعلات من خلال رسائل بريد إلكتروني وجداول بيانات منفصلة، فقد يصبح من الصعب الحفاظ على صورة محدثة للوضع.
ويمكن لمسارات العمل المنظمة أن تربط المسؤوليات بالمواعيد النهائية، والأدلة المتوقعة، والمراجعات، والتصعيد المناسب.
ويكتسب ذلك أهمية خاصة بالنسبة للأنشطة المتكررة. فقد تؤدي المتطلبات الشهرية، أو ربع السنوية، أو السنوية، أو التي تحددها المؤسسة وفقًا لجدولها الخاص، إلى أعمال إدارية متكررة عندما تحتاج الفرق إلى إعادة إنشاء المهام وإرسال التذكيرات يدويًا.
ويمكن أن يساعد تحديد المسؤوليات بصورة أوضح وظيفة الامتثال على التركيز بشكل أكثر فعالية على الحالات الاستثنائية والأنشطة التي تتطلب الاهتمام.
كما يمكن للمؤسسات مراعاة مستويات الوصول والرؤية المناسبة لكل دور عندما تشارك وظائف متعددة في أنشطة الامتثال. فقد يحتاج المستخدمون المختلفون إلى مستويات مختلفة من المعلومات وفقًا لمسؤولياتهم، بينما قد تحتاج الإدارة إلى رؤية أوسع لأغراض الرقابة.
يجب أن تظل الأدلة مرتبطة بالنشاط
توفر حالة الإنجاز معلومات محدودة إذا كان من الصعب الوصول إلى المعلومات الداعمة.
وقد تشمل الأدلة المستندات، والموافقات، والإقرارات، والتقارير، والمراجعات، والتعليقات، أو غيرها من السجلات المرتبطة بالنشاط. وعندما تكون هذه المعلومات موزعة بين صناديق البريد الإلكتروني، والمجلدات المشتركة، وأنظمة الإدارات، فقد تستغرق إعادة بناء سجل الإنجاز وقتًا طويلًا.
ويمكن أن يربط سجل تدقيق الامتثال المنظم بين المسؤوليات، والإجراءات، والأدلة، والمراجعات، والتغييرات، وسجل الإنجاز والنشاط ذي الصلة.
ويمكن أن يجعل ذلك المراجعات الداخلية والرقابة الإدارية أكثر كفاءة من خلال توفير رؤية أوضح لأصحاب الصلاحيات حول كيفية تقدم النشاط.
ولا تحدد البرمجيات نفسها ما إذا كانت أدلة معينة كافية من الناحية القانونية أو التنظيمية. إذ يعتمد هذا التقييم على ظروف المؤسسة، والمتطلبات المطبقة عليها، والحكم المهني.
المراقبة وإعداد التقارير يؤديان أغراضًا مختلفة
تساعد مراقبة الامتثال الفعالة الفرق على فهم ما يقترب موعده النهائي، وما تم إنجازه، وما لا يزال معلقًا، وأين قد تكون هناك حاجة إلى أدلة أو مراجعة إضافية.
وتحول تقارير الامتثال هذه المعلومات إلى رؤية مفيدة للإدارة.
وعندما يتم الاحتفاظ بالمعلومات في أدوات تتبع متعددة تابعة لإدارات مختلفة، فقد يتطلب إعداد التقارير جمع التحديثات ودمجها يدويًا. ويمكن للنهج المركزي تقليل هذا العمل الإداري وتسهيل تحديد الحالات الاستثنائية، والأنشطة المتأخرة، أو المجالات التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام.
ولا يتمثل الهدف في مجرد إنشاء المزيد من التقارير، بل في تزويد أصحاب المصلحة المعنيين بالمعلومات التي تساعدهم على فهم حالة أنشطة الامتثال عبر المؤسسة.
أين يمكن لأتمتة سير العمل أن تساعد
تتضمن العديد من عمليات الامتثال خطوات متكررة.
فقد تحتاج المهام إلى الإسناد، وإرسال التذكيرات، وطلب الأدلة، واستكمال المراجعات، وتصعيد الأنشطة المتأخرة وفقًا للعمليات الخاصة بالمؤسسة.
ويمكن أن تدعم أتمتة سير عمل الامتثال هذه الأنشطة من خلال إنشاء مسار منظم يبدأ من إسناد المهمة ويمتد حتى الإنجاز والمراجعة.
وبالنسبة للمتطلبات المتكررة، يمكن للأتمتة أيضًا أن تقلل الحاجة إلى إعادة إنشاء الأنشطة نفسها يدويًا في كل فترة.
ولا تحل الأتمتة محل مختصي الامتثال، كما أنها لا تزيل المسؤولية عن أصحاب الأنشطة. بل توفر آلية لتنسيق العمليات المتكررة مع الحفاظ على رؤية واضحة حول مستوى التقدم.
اختيار التقنية التي تتناسب مع المؤسسة
عند تقييم برمجيات إدارة الامتثال للمؤسسات المالية، يمكن للمؤسسات النظر فيما إذا كان النظام يعكس الطريقة التي يتم بها توزيع المسؤوليات فعليًا بين فرقها.
وقد يدعم نظام إدارة الامتثال للمؤسسات المالية تحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأنشطة المتكررة، والتذكيرات، والأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير، ومستويات الوصول المناسبة، مع السماح للمتطلبات المختلفة باتباع مسارات عمل تتناسب مع عمليات المؤسسة.
وقد تكون برمجيات الامتثال المصرفي مناسبة للبنوك على وجه التحديد، بينما يمكن أن تدعم برمجيات الامتثال التنظيمي الأوسع نطاقًا أنواعًا مختلفة من المؤسسات المالية التي تدير الالتزامات الخارجية إلى جانب السياسات والضوابط التي يتم وضعها داخليًا.
وقد تم تصميم منصات مثل ديسكس فلو لدعم أنشطة الامتثال التنظيمي والداخلي من خلال مسارات عمل منظمة، وتحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة.
ولا تضمن التكنولوجيا تحقيق الامتثال، كما أنها لا تحل محل الحكم المهني، أو الضوابط الفعالة، أو الرقابة الإدارية. وتكمن قيمتها في توفير الهيكل والرؤية حول الأنشطة التي تحتاج المؤسسة إلى إدارتها.
وبالنسبة للمؤسسات المالية، تعتمد إدارة الامتثال الفعالة في نهاية المطاف على ربط الالتزامات بالتنفيذ، بحيث تظل المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأدلة، والمراجعات، والمسائل المعلقة واضحة لأصحاب المصلحة المعنيين.
الأسئلة الشائعة
ما هي برمجيات الامتثال للمؤسسات المالية؟
هي برمجيات يمكن أن تساعد المؤسسات المالية على تنظيم أنشطة الامتثال من خلال تحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، ومسارات العمل، والأدلة، والمراقبة، والتصعيد، وإعداد التقارير.
هل برمجيات الامتثال المصرفي مخصصة للبنوك فقط؟
تركز الحلول المخصصة للامتثال المصرفي على البنوك، بينما قد تدعم منصات الامتثال الأوسع نطاقًا شركات التأمين، والاستثمار، والتمويل، وغيرها من مؤسسات الخدمات المالية ذات الهياكل التشغيلية المختلفة.
هل يمكن لأتمتة سير عمل الامتثال أن تحل محل مختصي الامتثال؟
لا. يمكن لأتمتة سير العمل دعم العمليات الإدارية المتكررة، لكن الحكم المهني، والضوابط المناسبة، والتنفيذ المسؤول، والرقابة الإدارية تظل عناصر مهمة.
شارك هذا المقال على
