قد تدير المؤسسات السعودية الالتزامات التنظيمية الخارجية إلى جانب السياسات الداخلية، والضوابط، والموافقات، وأنشطة الامتثال المتكررة. ومع توزيع المسؤوليات عبر الإدارات، ووحدات الأعمال، والشركات التابعة، أو المواقع المختلفة، قد يصبح الحفاظ على وضوح المسؤوليات والرؤية الشاملة أكثر صعوبة.

وبالنسبة للمؤسسات التي تقيّم برمجيات إدارة الامتثال في المملكة العربية السعودية، ينبغي ألا يقتصر التركيز على الاحتفاظ بسجل رقمي للامتثال. إذ يمكن للمنصة المناسبة أن تساعد على تنظيم كيفية إسناد المتطلبات، وتتبعها، وتوثيقها بالأدلة، ومراجعتها، وتصعيدها، وإعداد التقارير بشأنها.

ويعتمد الحل المناسب على عمليات الامتثال في المؤسسة، وهيكلها التشغيلي، وبيئتها التقنية.

ابدأ بفهم بيئة الامتثال

قبل اختيار البرمجيات، تحتاج المؤسسات إلى فهم ما تريد إدارته.

وبحسب القطاع والأنشطة، قد تتعامل المؤسسات السعودية مع جهات خارجية مثل وزارة التجارة، والبنك المركزي السعودي، وهيئة السوق المالية، إلى جانب جهات أخرى. كما قد تحتفظ الشركات بسياساتها وضوابطها وموافقاتها وعمليات الحوكمة ومتطلباتها المتكررة الخاصة بها.

وبالنسبة للمؤسسات التي تدير الامتثال الداخلي في المملكة العربية السعودية، فقد تمتد المسؤوليات عبر الشؤون المالية، والموارد البشرية، والتكنولوجيا، والمخاطر، والمشتريات، والعمليات، والشؤون القانونية، وغيرها من الوظائف.

وقد تتضمن الأنشطة المختلفة مسؤولين ومواعيد نهائية وأدلة ومراجعات ومسارات تصعيد مختلفة. ولا يحتاج النظام المركزي إلى جعل هذه العمليات متطابقة، بل يمكنه توفير رؤية مشتركة مع السماح للمتطلبات بالاحتفاظ بسير العمل المناسب لطبيعتها والغرض منها.

انظر إلى ما هو أبعد من سجل الامتثال الرقمي

يمكن لسجل الامتثال تنظيم المتطلبات، لكن إدارة الامتثال تتطلب أكثر من مجرد تسجيل ما يحتاج إلى الاهتمام.

فقد يحتاج النشاط إلى مسؤول، وموعد نهائي، وأدلة داعمة، ومراجعة، وتحديثات للحالة، ومتابعة إذا ظل غير مكتمل.

وعند تقييم برمجيات الامتثال في المملكة العربية السعودية، يمكن للمؤسسات النظر فيما إذا كانت المنصة تربط هذه الأنشطة ضمن سير عمل منظم.

وهذا التمييز مهم. فالسجل الرقمي ينظم المعلومات بشكل أساسي، بينما تساعد إدارة الامتثال القائمة على سير العمل الفرق على تنسيق ما يحدث بعد تحديد أحد المتطلبات.

وبالنسبة للمؤسسات التي تتوزع فيها المسؤوليات عبر فرق متعددة، يمكن لهذا النهج أن يوفر مساءلة أكثر وضوحًا دون الحاجة إلى قيام وظيفة الامتثال بطلب كل تحديث يدويًا.

حدد المجالات التي يمكن للأتمتة فيها تقليل العمل اليدوي

يمكن لأنشطة الامتثال المتكررة أن تخلق قدرًا كبيرًا من العمل الإداري.

فقد تحتاج الفرق إلى إعادة إنشاء المهام، وإرسال التذكيرات، وطلب الأدلة، والتحقق من حالة الإنجاز، ومتابعة الأنشطة المتأخرة.

ويمكن أن تدعم أتمتة الامتثال في المملكة العربية السعودية العمليات المتكررة، مثل إنشاء المهام الدورية، والإشعارات، والتذكيرات، ومسارات التصعيد التي يتم إعدادها مسبقًا.

وبالمثل، يمكن أن تربط أتمتة سير عمل الامتثال بين إسناد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأدلة، والمراجعات، والمتابعات ضمن عملية أكثر تنظيمًا.

ولا تحدد الأتمتة ما إذا كانت المؤسسة ممتثلة، كما أنها لا تحل محل الحكم المهني. وتكمن قيمتها العملية في تقليل التنسيق المتكرر مع تسهيل مراقبة الأنشطة المسندة.

ضع الأدلة والسجل والرقابة في الاعتبار

قد لا توفر حالة "مكتمل" وحدها معلومات كافية لتحقيق رقابة فعالة.

وقد ترغب المؤسسات أيضًا في الاحتفاظ بالمستندات الداعمة، والموافقات، والتعليقات، والمراجعات، وغيرها من السجلات المرتبطة بنشاط الامتثال.

ويمكن أن يوفر سجل تدقيق الامتثال المنظم تاريخًا أكثر وضوحًا للمسؤوليات، والإجراءات، والأدلة، والمراجعات، والتغييرات، والإنجاز.

ولذلك، يمكن للمؤسسات التي تدرس استخدام برمجيات الامتثال التنظيمي في المملكة العربية السعودية تقييم كيفية الاحتفاظ بالأدلة وسجل الأنشطة إلى جانب معلومات الحالة.

وتعتمد الأدلة المطلوبة تحديدًا على ظروف المؤسسة والمتطلبات المطبقة عليها. ويمكن للبرمجيات توفير بيئة منظمة للاحتفاظ بالسجلات، لكنها لا تحدد ما إذا كانت أدلة معينة كافية من الناحية القانونية أو التنظيمية.

تحقق من مدى ملاءمة التقنية

قدرات الامتثال ليست سوى جزء من قرار الشراء.

ويمكن للمؤسسات أيضًا تقييم مدى ملاءمة نظام إدارة الامتثال في المملكة العربية السعودية لبيئتها التقنية الحالية. وقد تشمل الاعتبارات ذات الصلة خيارات النشر، والتكامل مع الأنظمة، وصلاحيات وصول المستخدمين، ومتطلبات أمن المعلومات، ومدى التوافق مع العمليات الحالية.

وتختلف هذه المتطلبات من مؤسسة إلى أخرى، ولذلك ينبغي للمشترين تقييم المنصات وفقًا لمعاييرهم التقنية والأمنية الخاصة، بدلاً من الاعتماد فقط على قائمة عامة من الخصائص.

كما أن وضوح الرؤية للإدارة أمر مهم. ويمكن للنظام المناسب أن يوفر رؤية موحدة للأنشطة المسجلة، والمواعيد النهائية القادمة، والعناصر المتأخرة، والأدلة المفقودة، والمجالات التي تتطلب الاهتمام.

وبالنسبة للمؤسسات التي تدير الامتثال التنظيمي في المملكة العربية السعودية إلى جانب المتطلبات الداخلية، يمكن أن يقلل ذلك من الاعتماد على التجميع اليدوي للمعلومات الواردة من إدارات متعددة.

اختيار منصة الامتثال المناسبة

عند مقارنة برمجيات إدارة الامتثال في المملكة العربية السعودية، يمكن للمؤسسات النظر في إمكانات مثل تتبع المسؤوليات، وإدارة الأنشطة المتكررة، والتذكيرات، وإدارة الأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير، وضوابط الوصول.

ويتمثل الاعتبار الأساسي في مدى توافق هذه الإمكانات مع الطريقة التي تتم بها إدارة الامتثال فعليًا داخل المؤسسة.

وقد تم تصميم ديسكس فلو، على سبيل المثال، لدعم إدارة الامتثال التنظيمي والداخلي من خلال سير عمل منظم يشمل المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة.

ولا تضمن التكنولوجيا تحقيق الامتثال، ولا يمكنها أن تحل محل الحكم المهني، أو الضوابط الداخلية المناسبة، أو الرقابة الإدارية. ويتمثل دورها في توفير الهيكل والرؤية حول الأنشطة التي تختار المؤسسة إدارتها.

ولذلك، فإن اختيار برمجيات الامتثال بالنسبة للمؤسسات السعودية لا يتعلق بالعثور على أطول قائمة من الخصائص، بل باختيار نظام يتناسب مع عمليات الامتثال والفرق والبيئة التشغيلية للمؤسسة.

الأسئلة الشائعة

ما الذي ينبغي للشركات البحث عنه في برمجيات إدارة الامتثال في المملكة العربية السعودية؟

يمكن للمؤسسات النظر في سير العمل، وتحديد المسؤوليات، والأنشطة المتكررة، وإدارة الأدلة، وإعداد التقارير، وصلاحيات الوصول، والتكامل، ومتطلبات الأمن، ومدى توافق المنصة مع العمليات الحالية.

هل يمكن لبرمجيات الامتثال دعم الامتثال الداخلي في المملكة العربية السعودية؟

نعم. يمكن لبرمجيات الامتثال مساعدة المؤسسات على إدارة السياسات والضوابط والموافقات والأنشطة المتكررة والمسؤوليات والأدلة والمراجعات والمراقبة المحددة داخليًا.

هل تضمن برمجيات إدارة الامتثال تحقيق الامتثال التنظيمي؟

لا. يمكن للبرمجيات دعم عمليات الامتثال والرقابة، لكن تحقيق الامتثال يظل معتمدًا على المتطلبات المطبقة، وعمليات المؤسسة، والحكم المهني، والتنفيذ المسؤول.