يُستخدم إكسل على نطاق واسع لتنظيم معلومات الأعمال، ولا يُستثنى من ذلك تتبع الامتثال. وبالنسبة للمؤسسات الصغيرة أو الفرق التي تدير عددًا محدودًا من المتطلبات، يمكن لجدول بيانات تتم إدارته بشكل جيد أن يوفر طريقة عملية لتسجيل الالتزامات، والمسؤولين، والمواعيد النهائية، وحالة التنفيذ.ويظهر التحدي عندما يصبح الامتثال أكثر تعقيدًا. فزيادة المتطلبات تعني زيادة عدد المسؤولين، والأنشطة المتكررة، والأدلة الداعمة، والمتابعات، والمراجعات، والتقارير. وفي هذه المرحلة، لا تكمن المشكلة بالضرورة في إكسل نفسه، بل في صعوبة إدارة عملية امتثال نشطة من خلال أداة تتبع ثابتة إلى حد كبير...
يُستخدم إكسل على نطاق واسع لتنظيم معلومات الأعمال، ولا يُستثنى من ذلك تتبع الامتثال. وبالنسبة للمؤسسات الصغيرة أو الفرق التي تدير عددًا محدودًا من المتطلبات، يمكن لجدول بيانات تتم إدارته بشكل جيد أن يوفر طريقة عملية لتسجيل الالتزامات، والمسؤولين، والمواعيد النهائية، وحالة التنفيذ.
ويظهر التحدي عندما يصبح الامتثال أكثر تعقيدًا. فزيادة المتطلبات تعني زيادة عدد المسؤولين، والأنشطة المتكررة، والأدلة الداعمة، والمتابعات، والمراجعات، والتقارير. وفي هذه المرحلة، لا تكمن المشكلة بالضرورة في إكسل نفسه، بل في صعوبة إدارة عملية امتثال نشطة من خلال أداة تتبع ثابتة إلى حد كبير.
وهنا قد تبدأ المؤسسات في التفكير في استخدام برمجيات تتبع الامتثال لتوفير مزيد من التنظيم حول عملية التنفيذ.
عندما يصبح من الصعب التحكم في أداة تتبع بسيطة
غالبًا ما يبدأ جدول بيانات الامتثال بهيكل بسيط: المتطلب، والشخص المسؤول، والموعد النهائي، والحالة.
ومع نمو المؤسسة، تتم إضافة المزيد من الأعمدة. وقد تبدأ الفرق في تسجيل مواقع الأدلة، والملاحظات، وتواريخ المراجعة، وحالة التصعيد، والأنشطة المتكررة. وقد تحتفظ الإدارات المختلفة بأدوات التتبع الخاصة بها، بينما يحتفظ فريق الامتثال بنسخة موحدة.
ومع مرور الوقت، قد يؤدي تعدد نسخ جداول البيانات ومحدودية التحكم في الإصدارات إلى صعوبة تحديد الملف الأحدث وما إذا كانت المعلومات قد تم تحديثها بصورة متسقة.
وقد يظل جدول البيانات يحتوي على البيانات المطلوبة، لكن تتبع الامتثال يدويًا يصبح معتمدًا بشكل متزايد على تذكّر الأشخاص لتحديثه، وإبلاغ الآخرين بالتغييرات، ومتابعة الإجراءات معهم.
وجود اسم في جدول البيانات لا يضمن المساءلة
إن تحديد اسم المسؤول في جدول البيانات يوضح من يتحمل المسؤولية، لكنه لا يدير ما يحدث بعد ذلك.
فقد يظل الشخص المسؤول بحاجة إلى تلقي المتطلب عبر البريد الإلكتروني. وقد يحتاج شخص آخر إلى تذكيره مع اقتراب الموعد النهائي، وطلب الأدلة بعد الإنجاز، والمتابعة في حال تأخر النشاط.
وعندما يتم توزيع عشرات أو مئات المتطلبات عبر إدارات مختلفة، يمكن أن تستهلك هذه الأنشطة الإدارية وقتًا كبيرًا.
ويمكن أن تربط إدارة مهام الامتثال المنظمة بين إسناد المهمة والإجراءات المرتبطة بها. ويمكن للمسؤولين تلقي الإشعارات، بينما تساعد التذكيرات الآلية على تقليل حاجة فرق الامتثال إلى المتابعة اليدوية المستمرة للمواعيد النهائية الروتينية.
ويتيح ذلك للفرق قضاء وقت أطول في مراجعة الحالات الاستثنائية ووقت أقل في إدارة المتابعات المتكررة.
غالبًا ما تكون الأدلة محفوظة في مكان آخر
إن وضع علامة "مكتمل" على أحد الأنشطة يوفر معلومات محدودة حول ما حدث فعليًا.
فقد يتم تخزين الأدلة الداعمة في رسالة بريد إلكتروني، أو مجلد مشترك، أو نظام لإدارة المستندات، أو منصة أخرى تابعة لإحدى الإدارات. وقد يحتوي جدول البيانات على رابط أو ملاحظة، لكن فريق الامتثال قد يظل بحاجة إلى البحث عن السجل الأساسي.
ومع زيادة حجم أنشطة الامتثال، قد يؤدي هذا الفصل إلى جعل عمليات المراجعة وإعداد التقارير أكثر صعوبة.
وتربط إدارة أدلة الامتثال الفعالة المستندات الداعمة، والموافقات، والردود، أو غيرها من السجلات بنشاط الامتثال ذي الصلة.
كما يمكن أن تساهم في إنشاء سجل تدقيق للامتثال أكثر وضوحًا، يوضح المسؤوليات، والإجراءات، والأدلة، والمراجعات، والتغييرات، وسجل الإنجاز ضمن سياق مترابط.
الامتثال المتكرر يؤدي إلى أعمال متكررة
العديد من أنشطة الامتثال ليست مهام تُنفذ لمرة واحدة. فقد تتكرر شهريًا، أو ربع سنويًا، أو سنويًا، أو وفقًا لجدول داخلي آخر.
وقد تعني إدارة هذه الأنشطة باستخدام إكسل تكرار الصفوف، وتحديث التواريخ، وإرسال تذكيرات جديدة، والتحقق يدويًا مما إذا كانت المتطلبات السابقة قد تم إنجازها.
وهنا يمكن أن تغير أتمتة سير عمل الامتثال طريقة تنفيذ العملية.
فيمكن جدولة الأنشطة المتكررة لتظهر مرة أخرى في الوقت المناسب، وإخطار المسؤولين تلقائيًا، وإبراز الإجراءات المتأخرة أو تصعيدها وفقًا لإجراءات المؤسسة. ويمكن لهذه مسارات عمل الامتثال المؤتمتة أن تقلل من التنسيق المتكرر مع الحفاظ على وضوح المسؤولية عن الإنجاز.
ولا تلغي الأتمتة مسؤولية الأشخاص الذين ينفذون النشاط، بل تقلل بعض الأعمال الإدارية المتكررة المحيطة بهذه المسؤولية.
إعداد التقارير يصبح مهمة يدوية أخرى
تحتاج الإدارة عادةً إلى أكثر من مجرد جدول بيانات يحتوي على مئات الصفوف.
فقد يرغب المسؤولون في معرفة المواعيد النهائية القادمة، والأنشطة المتأخرة، والأدلة المفقودة، ومعدلات الإنجاز، وحالات التأخير المتكررة، أو المجالات التي تحتاج إلى الاهتمام.
ومع التتبع باستخدام جداول البيانات، قد يتطلب إعداد هذه الرؤية من فريق الامتثال طلب التحديثات، والتحقق من المعلومات، وتصفية البيانات، وإعداد التقارير أو العروض التقديمية يدويًا.
وبحلول الوقت الذي تكتمل فيه هذه العملية، قد تكون بعض المعلومات قد تغيرت بالفعل.
ويمكن للنظام المركزي أن يجعل مراقبة حالة الامتثال الحالية أكثر سهولة، وأن يسمح للتقارير بالتركيز بصورة أوضح على الحالات الاستثنائية والمجالات التي تتطلب اهتمام الإدارة.
عندما توفر برمجيات تتبع الامتثال مزيدًا من التنظيم
لا يجب أن يعتمد قرار الانتقال من جداول البيانات على حجم المؤسسة وحده. فالسؤال الأكثر أهمية هو ما إذا كانت عملية الامتثال أصبحت ديناميكية وموزعة إلى درجة تجعل أداة التتبع الثابتة غير كافية لإدارتها.
يمكن أن تدعم برمجيات أتمتة الامتثال الأنشطة المتكررة، والإشعارات، والتصعيد، والمراقبة، بينما تستطيع برمجيات إدارة الامتثال الأوسع نطاقًا جمع المتطلبات، والمسؤولين، والأدلة، والمراجعات، وإعداد التقارير ضمن بيئة مشتركة.
وتدعم منصات مثل ديسكس فلو هذا النهج من خلال مساعدة المؤسسات على إدارة أنشطة الامتثال التنظيمية والداخلية عبر تحديد منظم للمسؤوليات، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة.
ولا تضمن التكنولوجيا تحقيق الامتثال، كما أن جداول البيانات لا تصبح فجأة غير فعالة لمجرد اعتماد المؤسسة على برمجيات جديدة. فالنهج المناسب يعتمد على مدى تعقيد بيئة الامتثال وحجم التنسيق المطلوب.
وبالنسبة للمؤسسات التي تقضي فرقها وقتًا متزايدًا في متابعة التحديثات، والبحث عن الأدلة، وإعادة إنشاء المهام المتكررة، وإعداد التقارير، فقد يوفر الانتقال من التتبع اليدوي إلى تنفيذ الامتثال المنظم نهجًا أكثر سهولة في الإدارة.
الأسئلة الشائعة
هل إكسل مناسب لتتبع الامتثال؟
نعم. يمكن أن يعمل إكسل بشكل جيد لأدوات تتبع الامتثال البسيطة، خصوصًا عندما يظل عدد المتطلبات، والمسؤولين، والمواعيد النهائية، واحتياجات إعداد التقارير محدودًا ويمكن إدارته بسهولة.
ما الفرق بين إكسل وبرمجيات تتبع الامتثال؟
يُستخدم إكسل بشكل أساسي لتسجيل المعلومات، بينما يمكن لبرمجيات تتبع الامتثال ربط المتطلبات بالمهام، والتذكيرات، والأدلة، والأنشطة المتكررة، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير.
متى ينبغي للشركة التفكير في برمجيات أتمتة الامتثال؟
قد تفكر المؤسسات في الأتمتة عندما تجعل المهام المتكررة، والتذكيرات اليدوية، والأدلة المتفرقة، وتعدد المسؤولين، وإعداد التقارير الذي يستغرق وقتًا طويلًا، عملية تنسيق الامتثال أكثر صعوبة.
شارك هذا المقال على
