نادرًا ما تتعامل المؤسسات مع نوع واحد فقط من الامتثال. فقد تحظى الالتزامات التنظيمية الخارجية بأكبر قدر من الاهتمام، لكن الشركات تحتاج أيضًا إلى إدارة السياسات الداخلية، والضوابط، والموافقات، وعمليات الحوكمة، والمتطلبات التشغيلية المتكررة. ويكمن التحدي في أن هذه المسؤوليات غالبًا ما تتم إدارتها بشكل منفصل. فقد تكون الأنشطة التنظيمية من مسؤولية فرق الامتثال أو الشؤون القانونية، بينما تتوزع المتطلبات الداخلية بين الشؤون المالية، والموارد البشرية، والمخاطر، والتكنولوجيا، والمشتريات، والعمليات، وغيرها من الإدارات...
نادرًا ما تتعامل المؤسسات مع نوع واحد فقط من الامتثال. فقد تحظى الالتزامات التنظيمية الخارجية بأكبر قدر من الاهتمام، لكن الشركات تحتاج أيضًا إلى إدارة السياسات الداخلية، والضوابط، والموافقات، وعمليات الحوكمة، والمتطلبات التشغيلية المتكررة.
ويكمن التحدي في أن هذه المسؤوليات غالبًا ما تتم إدارتها بشكل منفصل. فقد تكون الأنشطة التنظيمية من مسؤولية فرق الامتثال أو الشؤون القانونية، بينما تتوزع المتطلبات الداخلية بين الشؤون المالية، والموارد البشرية، والمخاطر، والتكنولوجيا، والمشتريات، والعمليات، وغيرها من الإدارات.
وتصبح إدارة الامتثال التنظيمي الفعالة أكثر سهولة عندما تتمكن المؤسسات من الحفاظ على الفروق المناسبة بين هذه المتطلبات، مع إدارة تنفيذها من خلال نهج منسق.
مصدران للامتثال، وتحدٍ تشغيلي واحد
ينشأ الامتثال التنظيمي والداخلي من مصادر مختلفة.
فقد ترتبط الالتزامات الخارجية بالجهات التنظيمية ذات الصلة بقطاع المؤسسة أو أنشطتها أو هيكلها المؤسسي. أما المتطلبات الداخلية فتنشأ من داخل المؤسسة من خلال السياسات، والإجراءات، والضوابط، والقرارات الإدارية، وأطر الحوكمة.
وعلى الرغم من هذه الاختلافات، فإن التحديات التشغيلية غالبًا ما تكون متشابهة.
إذ يحتاج شخص ما إلى فهم الإجراء المطلوب، وتحديد المسؤول عنه، ووضع إطار زمني، والاحتفاظ بالأدلة، ومراجعة الإنجاز، وتحديد الأنشطة التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام.
وعندما تكون هذه العمليات متفرقة، قد تقضي فرق الامتثال وقتًا طويلًا في تنسيق المعلومات بدلاً من مراقبة المجالات الأكثر أهمية.
لماذا قد يكون من السهل إغفال المتطلبات الداخلية
غالبًا ما تحظى الالتزامات الخارجية برؤية أكبر لأن المؤسسات تراقب بيئتها التنظيمية بشكل مستمر.
أما المتطلبات الداخلية فقد تكون أقل وضوحًا.
فقد تكون لدى الشركة سياسات تغطي الصلاحيات المفوضة، والمشتريات، وأمن المعلومات، والضوابط المالية، وسلوك الموظفين، وإدارة الموردين، وعمليات إدارة المخاطر، أو الإجراءات التشغيلية. وقد تتضمن هذه السياسات أنشطة متكررة تحتاج إلى تنفيذها من قبل إدارات مختلفة.
وتساعد إدارة الامتثال الداخلي الفعالة على تحويل هذه المتطلبات من مجرد وثائق إلى مسؤوليات قابلة للتتبع.
فعلى سبيل المثال، يمكن ربط مراجعة داخلية دورية بمسؤول محدد، وتاريخ متوقع للإنجاز، وأدلة داعمة، وعملية مراجعة. وهذا يمنح المؤسسة طريقة أوضح لتحديد ما إذا كان المتطلب الأساسي قد تمت معالجته.
عندما يؤدي التتبع المنفصل إلى نقاط ضعف في الرؤية
يظهر تحدٍ شائع عندما يتم الاحتفاظ بالمتطلبات الخارجية والداخلية في أدوات تتبع أو مجلدات أو أنظمة إدارية منفصلة تمامًا.
فقد يحتفظ فريق الامتثال بجدول بيانات خاص بالالتزامات التنظيمية، بينما تحتفظ الإدارات المختلفة بأدوات التتبع الخاصة بها للضوابط الداخلية والأنشطة المتكررة. وقد يتم بعد ذلك تخزين الأدلة الداعمة في مكان آخر منفصل تمامًا.
وهذا يجعل مراقبة الامتثال بصورة موحدة أكثر صعوبة.
ولا يعني توحيد رؤية الامتثال أن كل متطلب يجب أن يتبع عملية متطابقة. إذ يمكن لبيئة منسقة أن توفر رؤية مشتركة للامتثال، مع السماح للأنشطة المختلفة بالاحتفاظ بالمسؤولين المناسبين، ومتطلبات الأدلة، ومراحل المراجعة، والمواعيد النهائية، ومسارات التصعيد الخاصة بها.
ربط المتطلبات بسير العمل المناسب
تكمن قيمة سير عمل الامتثال في إمكانية اتباع المتطلبات المختلفة لعمليات تتناسب مع طبيعتها والغرض منها.
فقد يتضمن أحد الضوابط الداخلية المتكررة سير عمل بسيطًا نسبيًا يشمل مسؤولًا، وموعدًا نهائيًا، وأدلة، ومراجعة من المدير. بينما قد يتطلب نشاط امتثال آخر مشاركة عدة أطراف، أو مراحل مراجعة متعددة، أو عملية تصعيد أكثر تفصيلًا.
ولا يتمثل الهدف في إجبار كل متطلب على اتباع سير العمل الموحد نفسه.
وبدلاً من ذلك، يمكن للمؤسسات إنشاء مستوى مناسب من التنظيم يجعل المسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأدلة، والمراجعات، والحالة واضحة، مع السماح لسير العمل بأن يعكس طبيعة كل نشاط.
كما يعزز ذلك المساءلة. فعندما يتأخر أحد الأنشطة أو تظل الأدلة غير مكتملة، يستطيع أصحاب المصلحة المعنيون تحديد المشكلة دون انتظار المراجعة اليدوية التالية للحالة.
إنشاء سجل موثوق لأنشطة الامتثال
تلعب الأدلة دورًا مهمًا في تحديد ما إذا كانت أنشطة الامتثال قد تم إنجازها.
فيمكن للمستندات، والموافقات، والإقرارات، والتقارير، والمراجعات، وغيرها من السجلات أن توفر سياقًا حول الإجراءات التي تم اتخاذها والأشخاص المشاركين فيها.
وعندما ترتبط الأدلة مباشرة بالنشاط ذي الصلة، تستطيع المؤسسات إنشاء سجل تدقيق للامتثال أكثر وضوحًا يغطي المسؤوليات، والإجراءات، والمراجعات، والتغييرات، وسجل الإنجاز.
ويمكن أن يدعم ذلك الرقابة الداخلية، وتقارير الإدارة، والاستعداد للتدقيق، مع تقليل الوقت المستغرق في البحث عبر رسائل البريد الإلكتروني والمجلدات المشتركة.
كما يمكن للسجل المركزي أن يساعد المؤسسات على تحديد حالات التأخير المتكررة، أو الأدلة المفقودة، أو المجالات التي قد تتطلب فيها الضوابط الداخلية اهتمامًا إضافيًا من الإدارة.
أين يمكن لتكنولوجيا الامتثال أن تساعد
مع زيادة عدد المتطلبات، والمسؤولين، والإدارات، والأنشطة المتكررة، قد تفكر المؤسسات في استخدام نظام إدارة الامتثال لتوفير مستوى أكبر من التنظيم.
ويمكن أن تساعد برمجيات الامتثال التنظيمي الحديثة المؤسسات على تنظيم الالتزامات الخارجية، بينما يمكن لقدرات إدارة الامتثال الأوسع دعم السياسات والضوابط والأنشطة التي تنشئها المؤسسة داخليًا إلى جانب تلك الالتزامات.
وعند الاقتضاء، يمكن أن تدعم أتمتة سير عمل الامتثال المهام المتكررة، والتذكيرات، وجمع الأدلة، والمراجعات، والتصعيد، مع السماح للمتطلبات المختلفة بالاحتفاظ بسير العمل المناسب لطبيعتها.
وتدعم منصات مثل ديسكس فلو هذا النهج من خلال مساعدة المؤسسات على إدارة أنشطة الامتثال التنظيمية والداخلية عبر سير عمل منظم ورؤية مركزية.
ولا تضمن التكنولوجيا تحقيق الامتثال، كما أنها لا تحل محل الحكم المهني. بل يتمثل دورها في دعم الأشخاص والعمليات والضوابط المسؤولة عن تنفيذ الامتثال.
وفي نهاية المطاف، لا تتمثل إدارة الامتثال التنظيمي الفعالة في دمج كل المتطلبات ضمن فئة أو عملية واحدة. بل تتمثل في منح المؤسسات طريقة منسقة لفهم ما يحتاج إلى الاهتمام، ومن المسؤول عنه، وما تم إنجازه، وأين قد تكون هناك حاجة إلى اتخاذ إجراءات إضافية.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين الامتثال التنظيمي والامتثال الداخلي؟
يرتبط الامتثال التنظيمي بالالتزامات الخارجية، بينما يشمل الامتثال الداخلي سياسات المؤسسة وضوابطها وإجراءاتها وموافقاتها ومتطلباتها المتكررة.
هل يمكن إدارة الامتثال التنظيمي والداخلي معًا؟
نعم. يمكن للمؤسسات تنسيق كليهما ضمن بيئة مشتركة، مع الحفاظ على المسؤولين، وسير العمل، والأدلة، والمراجعات، والمواعيد النهائية، ومسارات التصعيد المناسبة لكل نوع من المتطلبات.
كيف تدعم برمجيات الامتثال كلا النوعين من الامتثال؟
يمكن لبرمجيات الامتثال توحيد الرؤية عبر المتطلبات، والمسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأدلة، والمراقبة، والتصعيد، وإعداد التقارير، مع السماح لأنشطة الامتثال المختلفة بالاحتفاظ بسير العمل المناسب لها.
شارك هذا المقال على
