تعمل البنوك في واحدة من أكثر بيئات الامتثال تطلبًا. فهي تحتاج إلى إدارة الالتزامات التنظيمية الخارجية، مع الحفاظ في الوقت نفسه على السياسات والضوابط الداخلية، وعمليات الحوكمة، وأنشطة الامتثال المتكررة عبر إدارات متعددة.

ولا يقتصر التحدي على تحديد ما يجب التعامل معه. بل تحتاج البنوك أيضًا إلى ضمان إسناد المتطلبات إلى الأشخاص المناسبين، وإنجازها ضمن الأطر الزمنية المتوقعة، ودعمها بالأدلة، ومراجعتها بالشكل المناسب، وإتاحتها للإدارة بصورة واضحة.

ومع تزايد هذه المسؤوليات، تصبح إدارة الامتثال الفعالة تحديًا في التنفيذ بقدر ما هي تحدٍ في المراقبة.

عندما تتوزع مسؤوليات الامتثال عبر إدارات البنك

نادرًا ما تتركز مسؤوليات الامتثال المصرفي في إدارة واحدة.

فقد تكون إدارات المخاطر، والشؤون المالية، والعمليات، والتكنولوجيا، وأمن المعلومات، والموارد البشرية، والشؤون القانونية، وغيرها من الوظائف مسؤولة عن أنشطة تنظيمية وداخلية مختلفة. وقد تكون بعض المتطلبات متكررة، بينما قد ينشأ البعض الآخر عن متطلبات جديدة، أو سياسات داخلية، أو قرارات متعلقة بالمخاطر، أو إجراءات إدارية، أو تغييرات في العمليات التشغيلية.

For banks operating in Pakistan, the State Bank of Pakistan (SBP) is one example of an external regulatory body relevant to the broader compliance environment.

ويؤدي هذا التوزيع في المسؤوليات إلى تحدٍ تشغيلي مهم. فقد تتولى وظيفة الامتثال مهمة الإشراف، لكن التنفيذ غالبًا ما يعتمد على أشخاص يعملون في إدارات أخرى داخل المؤسسة.

ولذلك، تحتاج البنوك إلى رؤية واضحة حول التزاماتها التنظيمية ومتطلباتها الداخلية دون الاعتماد بشكل كامل على الإدارات الفردية لتقديم التحديثات.

منع الأنشطة المتكررة من التأخر

يتضمن الامتثال المصرفي العديد من الأنشطة التي تحتاج إلى التنفيذ بشكل متكرر.

وعندما تكون لهذه الأنشطة مواعيد نهائية متكررة للامتثال، فإن الاعتماد على الأفراد لتذكر كل متطلب قد يجعل العملية أكثر صعوبة في الإدارة على نطاق واسع.

كما تمثل تغييرات الموظفين تحديًا آخر. فقد يحتاج المتطلب الذي يتابعه موظف معين إلى نقله إلى شخص آخر عند تغير المسؤوليات. ومن دون تحديد واضح للمسؤوليات، قد تقضي فرق الامتثال وقتًا طويلًا في معرفة من هو المسؤول وما إذا كان الإجراء المطلوب قد تم تنفيذه.

ويربط النهج الأكثر تنظيمًا الأنشطة بالمسؤولين عنها، وتواريخ الإنجاز المتوقعة، والأدلة الداعمة، والمراجعة أو التصعيد المناسبين.

ويتيح ذلك لفرق الامتثال التركيز بشكل أكبر على الحالات الاستثنائية والأنشطة المتأخرة، بدلاً من طلب تحديثات الحالة الروتينية بشكل متكرر.

تحدي الأدلة في الامتثال المصرفي

إن معرفة أن أحد الأنشطة قد تم وضع علامة عليه باعتباره مكتملًا ليست كافية دائمًا. فالبنوك تحتاج أيضًا إلى سجلات موثوقة للإجراءات التي تم اتخاذها.

وقد تشمل المعلومات الداعمة الموافقات، والمراجعات المكتملة، والتقارير، والإقرارات، والمستندات، أو غيرها من الأدلة المرتبطة بالنشاط.

وتظهر المشكلات عندما تكون هذه السجلات موزعة بين صناديق البريد الإلكتروني، والمجلدات المشتركة، وأنظمة الإدارات، وأجهزة الكمبيوتر الفردية.

ويمكن أن يساعد سجل تدقيق الامتثال على إنشاء سجل أكثر وضوحًا من خلال ربط المتطلب بالمسؤول عنه، والإجراءات، والأدلة الداعمة، والمراجعات، وسجل الإنجاز.

ويمكن أن يجعل ذلك استرجاع المعلومات أكثر سهولة لأغراض المراجعات الداخلية، والرقابة الإدارية، والاستعداد للتدقيق، دون الحاجة إلى قيام الفرق بإعادة بناء سجل الأنشطة من مصادر متعددة.

تحويل رؤية الامتثال إلى تنفيذ

تؤدي مراقبة الامتثال وتنفيذ الامتثال وظيفتين مختلفتين.

توفر المراقبة رؤية واضحة لما تم إنجازه، وما يقترب موعده النهائي، وما تأخر، وأين قد تكون الأدلة أو الإجراءات المطلوبة غير مكتملة.

أما التنفيذ فهو ما يحدث بعد تحديد أحد المتطلبات. ويشمل إسناد الأنشطة، وتنفيذ الإجراءات، والاحتفاظ بالأدلة، وإجراء المراجعات، وتصعيد المسائل عند الاقتضاء.

وكلاهما مهم.

فقد تكون لدى البنك عمليات مراقبة قوية، ومع ذلك يواجه مشكلات في التنفيذ إذا كانت المسؤوليات غير واضحة أو كانت المتابعات تعتمد بشكل كبير على البريد الإلكتروني وجداول البيانات.

ويؤثر ذلك أيضًا على تقارير الامتثال. فعندما يتم الاحتفاظ بالمعلومات عبر أنظمة وإدارات مختلفة، قد يتطلب إعداد رؤية إدارية دقيقة طلب تحديثات بشكل متكرر ودمج المعلومات يدويًا.

عندما تبدأ أدوات التتبع اليدوية في مواجهة الصعوبات

يمكن أن تكون جداول البيانات مفيدة للاحتفاظ بسجلات امتثال بسيطة. لكن الصعوبة تزداد عندما يدير البنك أعدادًا كبيرة من المتطلبات، والمسؤولين، والإدارات، والمواعيد النهائية، والأنشطة المتكررة.

ويمكن لجدول البيانات تسجيل اسم المسؤول والموعد النهائي، لكن العملية المحيطة به قد تظل بحاجة إلى تذكيرات يدوية، وجمع الأدلة، والتصعيد، وإعداد التقارير.

وهنا يمكن أن توفر برمجيات الامتثال المصرفي هيكلًا إضافيًا.

ويمكن أن تربط برمجيات إدارة الامتثال للبنوك الحديثة المتطلبات بالمسؤوليات، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير.

وبالمثل، يمكن أن تساعد برمجيات الامتثال التنظيمي للبنوك على تنظيم الالتزامات الخارجية، مع السماح بإدارة أنشطة وضوابط الامتثال الداخلية إلى جانبها.

وتأتي القيمة من إنشاء سير عمل متكامل حول الامتثال، بدلاً من مجرد استبدال جدول البيانات بسجل رقمي.

ما الذي تحتاجه البنوك من تكنولوجيا الامتثال

بالنسبة للمؤسسات المالية التي تقيّم برمجيات الامتثال للمؤسسات المالية، فإن السؤال العملي يتمثل في مدى قدرة التكنولوجيا على دعم الطريقة التي يعمل بها الامتثال فعليًا عبر المؤسسة.

وقد يشمل ذلك إسناد المتطلبات إلى إدارات مختلفة، وإدارة الأنشطة المتكررة، والاحتفاظ بالأدلة الداعمة، وتحديد الإجراءات المتأخرة، وتصعيد الحالات الاستثنائية، والحفاظ على سجل الإنجاز، وتزويد الإدارة برؤية موحدة لأنشطة الامتثال.

وتدعم منصات مثل ديسكس فلو هذا النهج القائم على سير العمل من خلال مساعدة المؤسسات على إدارة أنشطة الامتثال التنظيمية والداخلية عبر تحديد مركزي للمسؤوليات، والمواعيد النهائية، والأدلة، والتصعيد، والمراقبة.

ولا تضمن التكنولوجيا تحقيق الامتثال، كما أنها لا تحل محل الحكم المهني. فلا تزال البنوك تعتمد على الحوكمة الفعالة، والضوابط المناسبة، والفرق المسؤولة، والرقابة الإدارية.

ويتمثل دور التكنولوجيا في توفير طريقة أكثر تنظيمًا لتنفيذ هذه المسؤوليات ومراقبتها مع تزايد تعقيد بيئة الامتثال.

الأسئلة الشائعة

لماذا يصعب إدارة الامتثال المصرفي عبر الإدارات المختلفة؟

قد تشمل مسؤوليات الامتثال إدارات المخاطر، والشؤون المالية، والعمليات، والتكنولوجيا، والموارد البشرية، والشؤون القانونية، وغيرها من الفرق، مما يجعل تحديد المسؤوليات، والتنسيق، وإدارة الأدلة، وتحقيق الرؤية الواضحة أكثر صعوبة.

كيف يمكن لبرمجيات الامتثال المصرفي تحسين التنفيذ؟

يمكن لبرمجيات الامتثال المصرفي ربط المتطلبات بالمسؤولين، والمواعيد النهائية، والتذكيرات، والأدلة، والمراجعات، والتصعيد، والمراقبة، وإعداد التقارير من خلال سير عمل منظم.

ما الذي ينبغي للبنوك البحث عنه في برمجيات إدارة الامتثال؟

يمكن للبنوك النظر في تتبع المسؤوليات، وإدارة المهام المتكررة، والتذكيرات الآلية، وإدارة الأدلة، وسجلات التدقيق، والتصعيد، وإعداد التقارير، ودعم كل من الامتثال التنظيمي والداخلي.