عندما تناقش المؤسسات مخاطر الامتثال، ينصب التركيز عادةً على القضايا الظاهرة مثل نتائج التدقيق، والملاحظات التنظيمية، وحالات عدم الامتثال، أو الضوابط غير الفعالة، وهذه هي المشكلات التي تظهر في التقارير وتحظى باهتمام الإدارة بشكل فوري

ومع ذلك، فإن هذه المشكلات الظاهرة نادرًا ما تكون هي المشكلة الحقيقية

فهي غالبًا ما تكون نتيجة لإخفاقات أصغر كانت موجودة تحت السطح لأسابيع أو أشهر، فقد تبدو المراجعة المتأخرة، أو مهمة الامتثال المتأخرة، أو نقص الأدلة، أو ضعف المساءلة، أو إجراء غير مُنجز أمورًا بسيطة بحد ذاتها، ولكن مع مرور الوقت تتراكم هذه المشكلات وتتحول في النهاية إلى نتائج تدقيق أو مخاوف تنظيمية أو إخفاقات في الحوكمة

وهذا ما نطلق عليه اسم جبل الجليد لمخاطر الامتثال

فهم جبل الجليد لمخاطر الامتثال

لا يظهر فوق سطح الماء سوى جزء صغير من جبل الجليد، بينما يبقى الجزء الأكبر منه مخفيًا تحت السطح

وتعمل مخاطر الامتثال بالطريقة نفسها إلى حد كبير

فوق السطح توجد المخاطر التي تستطيع الإدارة ملاحظتها بسهولة:

• نتائج التدقيق
• الملاحظات التنظيمية
• قضايا الامتثال التي تم تصعيدها
• الضوابط غير الفعالة

أما تحت السطح فتوجد المخاطر التي غالبًا ما تمر دون ملاحظة:

• عدم وضوح المسؤوليات
• أنشطة الامتثال المتأخرة
• الأدلة المفقودة
• المراجعات غير المكتملة
• ضعف عمليات المتابعة
• غياب الرؤية الواضحة للتنفيذ

وتركز معظم المؤسسات بشكل كبير على المخاطر الظاهرة بينما تولي اهتمامًا أقل بكثير للمخاطر الخفية التي تسببت بها

لماذا تتحول المخاطر الخفية إلى إخفاقات في الامتثال

إن أكبر نقطة ضعف في العديد من برامج الامتثال ليست التوثيق، فمعظم المؤسسات لديها سياسات وإجراءات وضوابط قائمة بالفعل

أما التحدي الحقيقي فهو التنفيذ

قد تنص سياسة ما على إجراء مراجعات ربع سنوية، ولكن من يضمن تنفيذ تلك المراجعات؟ وقد يتطلب أحد الضوابط إجراء اختبارات، ولكن من يتحقق من الأدلة؟ وقد تتم الموافقة على خطة معالجة، ولكن من يتابع التقدم المحرز؟

عندما تكون المساءلة والرؤية الواضحة ضعيفتين، تبقى الإخفاقات الصغيرة في التنفيذ مخفية إلى أن يكشفها التدقيق أو الجهة التنظيمية

وعند تلك المرحلة تكون المشكلة قد تحولت بالفعل إلى قضية امتثال

التحول من إدارة الامتثال إلى تنفيذ الامتثال

تقوم المؤسسات الرائدة بتغيير الطريقة التي تنظر بها إلى الامتثال

فبدلًا من التساؤل عما إذا كانت السياسة موجودة، أصبحت تتساءل عما إذا كانت هذه السياسة تُنفذ بشكل متسق في جميع أنحاء المؤسسة

وقد أدى هذا التحول إلى زيادة الطلب على برامج إدارة الامتثال وبرامج تنفيذ الامتثال التي تركز على المساءلة وإدارة سير العمل والمتابعة والرؤية الواضحة بدلًا من الاكتفاء بحفظ المستندات

وغالبًا ما تحقق المؤسسات التي تدير التنفيذ بفعالية نتائج تدقيق أقل، ومخرجات حوكمة أقوى، ومستوى أعلى من الثقة لدى الجهات التنظيمية وأصحاب المصلحة

لماذا تُعد الرؤية الواضحة مهمة

تُعد الرؤية الواضحة واحدة من أكثر الوسائل فعالية للحد من مخاطر الامتثال

فعندما تتمكن الإدارة من رؤية المهام المتأخرة، وفجوات المسؤولية، والأدلة المفقودة، والإجراءات غير المُنجزة بشكل فوري، يمكن معالجة المشكلات قبل أن تتحول إلى نتائج تدقيق

وهذا يسمح للمؤسسات بالانتقال من إدارة الامتثال التفاعلية إلى الحوكمة الاستباقية

فبدلًا من الاستجابة للمشكلات بعد وقوعها، يمكنها اكتشافها ومعالجتها بينما لا تزال تحت السيطرة

كيف يساعد نظام إدارة الامتثال

يساعد ديسكوس فلو المؤسسات على معالجة الجزء الخفي من جبل الجليد لمخاطر الامتثال من خلال توفير سير عمل منظم، ومساءلة واضحة، وإدارة للأدلة، ورؤية فورية

وبصفته منصة متخصصة في الحوكمة والمخاطر والامتثال وتنفيذ الامتثال، يتيح ديسكوس فلو للمؤسسات مراقبة التزامات الامتثال، وتتبع المسؤوليات، وتحسين التنفيذ عبر مختلف الإدارات

والنتيجة هي حوكمة أقوى، واستعداد أفضل للتدقيق، وعدد أقل من مفاجآت الامتثال

الخلاصة

لا تبدأ معظم حالات الإخفاق في الامتثال بنتيجة تدقيق أو عقوبة تنظيمية، بل تبدأ في وقت أبكر بكثير من خلال إخفاقات خفية في التنفيذ تبقى غير ملحوظة تحت السطح

والمؤسسات التي تركز فقط على المخاطر الظاهرة ستظل تتعامل مع المشكلات بعد وقوعها، أما المؤسسات التي تعمل على تحسين المساءلة والرؤية الواضحة وتنفيذ الامتثال، فستتمكن من اكتشاف المشكلات مبكرًا وتقليل التعرض للمخاطر وبناء برامج حوكمة أكثر قوة

وفي عالم الامتثال، فإن ما يكمن تحت السطح هو غالبًا ما يحدد ما سيظهر فوقه في النهاية